- Acasă
- Informații utile
- Test de conformitate
Este arhiva dumneavoastră conformă?
Răspundeți la 10 întrebări despre arhiva organizației și aflați imediat cât de aproape este de cerințele legale, împreună cu recomandări concrete pentru fiecare punct de îmbunătățit.
Arhivă bine gestionată
Arhiva organizației respectă în mare măsură cerințele legale. Verificați punctele de mai jos, dacă există, și reluați periodic evaluarea, mai ales după reorganizări sau modificări legislative.
Conformitate parțială
Arhiva are o bază bună, dar există puncte care pot genera probleme la un control sau costuri inutile. Recomandările de mai jos vă arată ce este de făcut.
Risc ridicat
Arhiva prezintă mai multe neconformități. Nerespectarea obligațiilor arhivistice constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 la 25.000 lei (art. 36–37 din Legea nr. 16/1996). Vă recomandăm o evaluare cât mai curând.
Recomandări pentru arhiva dumneavoastră
Organizația are un nomenclator arhivistic aprobat de Arhivele Naționale?
Nomenclatorul arhivistic este obligatoriu și se aprobă de Arhivele Naționale (art. 8 din Legea nr. 16/1996). Lipsa lui constituie contravenție și face imposibilă aplicarea corectă a termenelor de păstrare.
Există o persoană sau un compartiment desemnat să răspundă de arhivă?
Legea cere desemnarea unei persoane sau a unui compartiment responsabil de activitatea de arhivă (art. 31 din Legea nr. 16/1996). Dacă nu aveți personal dedicat, activitatea poate fi externalizată.
Dosarele se constituie anual, pe compartimente, conform nomenclatorului?
Constituirea corectă a dosarelor este baza oricărei arhive ordonate. Documentele păstrate în bibliorafturi amestecate sau neordonate trebuie prelucrate arhivistic.
Dosarele predate arhivei sunt însoțite de inventare și procese-verbale de predare-primire?
Dosarele se predau arhivei în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire (art. 9 din Legea nr. 16/1996). Fără inventare, arhiva nu poate fi verificată și nici selecționată.
Model de inventar →Model de proces-verbal de predare-primire →
Țineți registrul de evidență a intrărilor și ieșirilor de documente din arhivă?
Registrul de evidență este obligatoriu (art. 9 din Legea nr. 16/1996) și arată în orice moment ce documente se află în arhivă, ce a fost scos și cine le-a consultat.
Ați numit, prin decizie, o comisie de selecționare a documentelor?
Comisia de selecționare se numește prin decizia conducătorului organizației și se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar (art. 11 din Legea nr. 16/1996).
Documentele cu termen de păstrare împlinit sunt eliminate numai pe baza procesului-verbal de selecționare aprobat?
Documentele pot fi eliminate numai după aprobarea procesului-verbal de selecționare de către Arhivele Naționale (art. 11 din Legea nr. 16/1996). Păstrarea lor peste termen generează costuri, iar distrugerea fără aprobare constituie contravenție.
Spațiul de arhivă este protejat împotriva umezelii, incendiului și accesului neautorizat?
Documentele trebuie păstrate în spații amenajate, care le asigură integritatea (art. 12 din Legea nr. 16/1996). Pentru documentele cu date cu caracter personal, GDPR cere măsuri de securitate adecvate (art. 32).
Puteți găsi un document solicitat la un control în mai puțin de o oră?
Timpul de căutare arată cât de bine este organizată arhiva. O arhivă inventariată și, eventual, digitalizată permite identificarea oricărui document în câteva minute.
Documentele scanate sau electronice sunt păstrate într-un sistem cu acces controlat și copii de siguranță?
Documentele electronice trebuie protejate împotriva pierderii, modificării și accesului neautorizat. Un sistem de gestiune a documentelor oferă drepturi de acces, istoric și copii de siguranță.
Rezultatul are caracter orientativ și nu înlocuiește un audit arhivistic. Răspunsurile nu sunt salvate și nu ne sunt transmise.