EVO DOC oferă servicii de analiză și organizare a proceselor de selecționare, cu accent pe identificarea documentelor pentru care termenele de păstrare au fost împlinite și pe respectarea etapelor necesare înaintea eliminării acestora.
Sprijinim beneficiarii în monitorizarea termenelor, pregătirea documentației și organizarea procesului de selecționare. Fiecare etapă respectă cerințele aplicabile, iar eliminarea documentelor se realizează numai după parcurgerea procedurilor și obținerea aprobărilor necesare.
Ce include serviciul
- Analiza documentelor cu termene de păstrare împlinite
- Identificarea documentelor eligibile pentru selecționare
- Pregătirea documentației aferente
- Organizarea procesului de selecționare
- Întocmirea evidențelor necesare
- Consultanță privind termenele de păstrare
- Monitorizarea termenelor și gestionarea propunerilor de eliminare
- Evidența documentelor cu păstrare permanentă
- Identificarea documentelor supuse unor restricții de eliminare
- Coordonarea distrugerii documentelor prin operatori autorizați, atunci când este cazul
- Elaborarea evidențelor și documentelor justificative aferente distrugerii
Servicii detaliate
Ce spune legislația
Selecționarea se realizează de o comisie numită prin decizia conducătorului organizației, formată dintr-un număr impar de membri din rândul specialiștilor proprii, care se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar (art. 11 alin. (1) din Legea nr. 16/1996). Comisia analizează fiecare unitate arhivistică pe baza nomenclatorului.
Procesul-verbal de selecționare, însoțit de inventarul documentelor propuse spre eliminare și de inventarul documentelor permanente, se înaintează spre aprobare Arhivelor Naționale; pentru organizațiile din București, Serviciului Municipiului București al Arhivelor Naționale (art. 11 alin. (2)). Documentele pot fi eliminate numai în baza procesului-verbal aprobat (art. 11 alin. (3)). Neselecționarea documentelor la termenele din nomenclator constituie contravenție (art. 36).
O evidență mai clară a documentelor, o gestionare controlată a termenelor de păstrare și un volum de arhivă redus, acolo unde eliminarea este permisă.
Pentru cine este potrivit
- Organizații cu arhive vechi, care ocupă spații importante
- Companii aflate în proces de relocare sau de reducere a spațiului de arhivă
- Organizații în care selecționarea nu a mai fost realizată de mai mulți ani
- Beneficiari care urmăresc monitorizarea riguroasă a termenelor de păstrare
Cum lucrăm
Verificarea evidențelor
Analiza inventarelor și a termenelor de păstrare din nomenclator.
Identificarea documentelor
Separarea documentelor propuse pentru eliminare de cele care se păstrează.
Documentația de selecționare
Întocmirea actelor și a evidențelor necesare.
Finalizarea procedurii
După aprobări, coordonarea distrugerii și actualizarea evidențelor.
Întrebări frecvente
Pot fi eliminate documentele imediat după expirarea termenului de păstrare?
Nu. Eliminarea este posibilă numai după verificarea termenelor, întocmirea documentației de selecționare și obținerea aprobărilor necesare.
Cine realizează distrugerea efectivă a documentelor?
Distrugerea se realizează prin operatori autorizați. EVO DOC coordonează procesul și întocmește documentele justificative.
Se poate realiza selecționarea într-o arhivă neinventariată?
Selecționarea presupune existența inventarelor. Prelucrarea arhivistică și selecționarea pot fi realizate în cadrul aceluiași proiect.
Informații utile
- Termen de păstrare a documentelor în arhivă: tabel complet 2026Tabel cu termenele de păstrare pentru peste 50 de documente: contabile, de personal, SSM, societare, GDPR și evidențe de arhivă.
- Selecționarea documentelor: etapele proceduriiEliminarea legală a documentelor cu termen de păstrare împlinit: comisie, proces-verbal, aprobare și distrugere.