Majoritatea organizațiilor își doresc mai puțină hârtie, dar se opresc la întrebarea esențială: ce documente pot exista doar în format digital și ce originale trebuie păstrate? Răspunsul diferă de la o categorie de documente la alta, iar o decizie greșită poate avea consecințe la un control sau într-un litigiu.
EVO DOC construiește tranziția pe baza unei analize clare: ce se digitalizează, ce se păstrează în original, ce documente noi pot fi create direct electronic și când pot fi eliminate legal originalele. Rezultatul este o organizație care lucrează digital, cu o arhivă fizică redusă la strictul necesar.
Ce include serviciul
- Evaluarea arhivei existente și a categoriilor de documente
- Plan de digitalizare etapizat, pe priorități
- Scanarea, indexarea și controlul calității documentelor existente
- Flux electronic pentru documentele nou create, prin DMS
- Stabilirea categoriilor pentru care păstrarea electronică este permisă
- Corelarea arhivei digitale cu evidența arhivei fizice
- Selecționarea și eliminarea controlată a originalelor, la împlinirea termenelor
- Instruirea echipei pentru lucrul fără hârtie
Ce spune legislația
Regimul păstrării în format electronic diferă în funcție de categoria documentului. Pentru documentele financiar-contabile, OMFP nr. 2634/2015 (Anexa 1, pct. 36) permite păstrarea pe suport electronic, inclusiv a celor convertite din format hârtie. Pentru alte categorii se aplică legislația specifică, iar arhivarea documentelor electronice este reglementată de Legea nr. 135/2007 și de art. 27^1 din Legea nr. 16/1996.
Renunțarea la originalele pe hârtie înainte de împlinirea termenelor de păstrare se face numai acolo unde legislația o permite. În celelalte cazuri, originalele se păstrează până la împlinirea termenului și se elimină prin selecționare. Cea mai mare reducere a hârtiei vine din documentele noi, create și semnate direct electronic, conform Regulamentului eIDAS și Legii nr. 214/2024.
O organizație care lucrează digital, o arhivă fizică redusă la strictul necesar și siguranța că fiecare decizie privind originalele respectă legea.
Pentru cine este potrivit
- Organizații care își propun reducerea treptată a documentelor pe hârtie
- Companii cu spații de arhivă costisitoare sau insuficiente
- Echipe care lucrează hibrid sau din mai multe locații
- Organizații care implementează un sistem DMS
Cum lucrăm
Evaluare
Inventarul categoriilor de documente și al regimului juridic aplicabil.
Digitalizare
Scanarea și indexarea documentelor existente, pe priorități.
Flux electronic
Documentele noi sunt create, aprobate și arhivate direct digital.
Reducerea hârtiei
Eliminarea controlată a originalelor, acolo unde legea permite.
Întrebări frecvente
Pot distruge documentele după ce au fost scanate?
Depinde de categoria documentului. Pentru documentele financiar-contabile, legislația permite păstrarea pe suport electronic, inclusiv a celor scanate. Pentru alte categorii, originalele se păstrează până la împlinirea termenului și se elimină prin selecționare. Analizăm fiecare categorie înainte de orice decizie.
Cât durează trecerea la o arhivă fără hârtie?
Depinde de volumul arhivei și de ritmul ales. Primele rezultate apar rapid, odată cu fluxul electronic pentru documentele noi; digitalizarea arhivei existente se realizează etapizat.
Ce se întâmplă cu documentele care trebuie păstrate în original?
Sunt organizate, inventariate și păstrate într-un volum redus, iar copiile lor digitale asigură accesul rapid la informație.
Informații utile
- Termen de păstrare a documentelor în arhivă: tabel complet 2026Tabel cu termenele de păstrare pentru peste 50 de documente: contabile, de personal, SSM, societare, GDPR și evidențe de arhivă.
- Selecționarea documentelor: etapele proceduriiEliminarea legală a documentelor cu termen de păstrare împlinit: comisie, proces-verbal, aprobare și distrugere.