EVO DOCServicii inovative de arhivare & document management
Evaluare gratuită a arhivei
Evaluare gratuită a arhivei
  1. Acasă
  2. Informații utile
  3. Modele de documente
  4. Procesul-verbal de predare-primire
Model gratuit · Word

Model proces-verbal de predare-primire a documentelor la arhivă

Dosarele constituite de compartimente se predau arhivei organizației pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire. Procesul-verbal stabilește exact ce s-a predat și în ce stare, astfel încât răspunderea pentru documente să fie clară. Modelul se poate folosi și la predarea arhivei către un prestator sau la schimbarea persoanei responsabile.

Descărcați modelul (Word)Previzualizare

Când aveți nevoie de acest document

  • Compartimentele predau anual dosarele către arhivă.
  • Se schimbă persoana responsabilă cu arhiva.
  • Arhiva se predă unui prestator sau se mută într-un alt spațiu.

Cum se completează

  1. Pasul 1

    Completați datele predătorului și ale primitorului.

  2. Pasul 2

    Înscrieți în tabel fiecare inventar predat, cu anii extremi și numărul de dosare.

  3. Pasul 3

    Notați orice constatare: dosare lipsă, deteriorate sau neconforme.

  4. Pasul 4

    Semnați procesul-verbal în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte.

Cadrul legal

Ce spune legislația

Potrivit art. 9 din Legea nr. 16/1996, documentele se depun la compartimentul de arhivă în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, iar intrările și ieșirile se înregistrează în registrul de evidență al arhivei.

Previzualizare

[DENUMIREA ORGANIZAȚIEI]

Sediul: [adresa] · CUI: [cod] · Nr. Reg. Com.: [număr]

PROCES-VERBAL DE PREDARE-PRIMIRE nr. ______

încheiat astăzi, __________

Între [nume, prenume, funcția], reprezentant al compartimentului [denumirea], în calitate de predător, și [nume, prenume, funcția], persoana responsabilă cu arhiva, în calitate de primitor,

s-a procedat la predarea, respectiv primirea, a documentelor create în anul / perioada ______, cuprinse în inventarele de mai jos:

Nr. crt.Inventarul (compartiment, termen de păstrare)Anii extremiNr. dosareMetri liniariObservații
1
2

Total predat: ______ dosare, aproximativ ______ metri liniari.

Constatări (dosare lipsă, deteriorate, neconstituite conform nomenclatorului): ____________________________________________

____________________________________________________________________________

Prezentul proces-verbal a fost încheiat în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte.

Am predat,[nume, prenume, funcția]Semnătura: ______________
Am primit,[nume, prenume, funcția]Semnătura: ______________
Descărcați modelul (Word)
De reținut

Verificați fizic dosarele înainte de semnare. Diferențele constatate ulterior sunt greu de clarificat în lipsa unei mențiuni în procesul-verbal.

Întrebări frecvente

Când se predau dosarele la arhivă?

În al doilea an de la constituire, potrivit art. 9 din Legea nr. 16/1996. De exemplu, dosarele constituite în 2025 se predau arhivei în cursul anului 2026.

Ce se întâmplă cu dosarele care lipsesc la predare?

Lipsurile se consemnează în procesul-verbal, iar compartimentul care le-a creat are obligația de a le identifica și preda ulterior.