Când aveți nevoie de acest document
- Organizația urmează să elimine documente cu termen de păstrare împlinit.
- Componența comisiei existente s-a schimbat (plecări, reorganizări).
- Nu există o comisie de selecționare numită formal.
Cum se completează
Pasul 1
Completați datele organizației, numărul și data deciziei.
Pasul 2
Numiți președintele, membrii și secretarul comisiei, din rândul specialiștilor proprii, astfel încât numărul total de membri să fie impar.
Pasul 3
Desemnați ca secretar, de regulă, persoana responsabilă cu arhiva.
Pasul 4
Semnați decizia și comunicați-o membrilor comisiei.
Ce spune legislația
Potrivit art. 11 din Legea nr. 16/1996, comisia de selecționare este numită prin decizia sau ordinul conducătorului organizației și este formată dintr-un președinte, un secretar și un număr impar de membri. Comisia se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar.
Previzualizare
[DENUMIREA ORGANIZAȚIEI]
Sediul: [adresa] · CUI: [cod] · Nr. Reg. Com.: [număr]
DECIZIA nr. ______ din __________
privind constituirea comisiei de selecționare a documentelor
[Numele și prenumele], în calitate de [administrator / director general] al [denumirea organizației],
Având în vedere prevederile art. 11 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
DECIDE:
Art. 1. Se constituie comisia de selecționare a documentelor din arhiva [denumirea organizației], în următoarea componență:
| Calitatea în comisie | Numele și prenumele | Funcția |
|---|---|---|
| Președinte | ||
| Membru | ||
| Membru | ||
| Membru | ||
| Secretar |
Art. 2. Comisia de selecționare se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar și analizează fiecare unitate arhivistică, stabilind valoarea practică sau istorică a acesteia, pe baza nomenclatorului arhivistic aprobat.
Art. 3. Comisia întocmește procesul-verbal de selecționare, însoțit de inventarul documentelor propuse spre eliminare și de inventarul documentelor permanente, și îl înaintează spre aprobare Arhivelor Naționale – Serviciul [Municipiului București / Județean ______].
Art. 4. Documentele propuse spre eliminare se predau pentru distrugere numai după aprobarea procesului-verbal de selecționare, pe bază de proces-verbal de predare-primire, cu respectarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal.
Art. 5. Prezenta decizie se comunică membrilor comisiei, care răspund de ducerea ei la îndeplinire.
Comisia trebuie numită de organizație, din rândul specialiștilor proprii. Specialiștii externi pot pregăti documentația și pot coordona procesul, însă răspunderea rămâne a organizației.
Întrebări frecvente
Câți membri trebuie să aibă comisia de selecționare?
Legea prevede un președinte, un secretar și un număr impar de membri. Numărul exact se stabilește de organizație, în funcție de mărime și de compartimentele ale căror documente se analizează.
Trebuie emisă o decizie nouă la fiecare selecționare?
Nu neapărat. Decizia rămâne valabilă cât timp componența comisiei nu se schimbă. La plecarea sau înlocuirea unui membru, decizia se actualizează.