Prelucrarea arhivistică reprezintă baza unei evidențe corecte a documentelor. EVO DOC oferă servicii complete de organizare și prelucrare a arhivei fizice, adaptate volumului, structurii și particularităților fiecărui beneficiar.
Intervenim atât asupra arhivelor nou constituite, cât și asupra celor existente, inclusiv în situațiile în care documentele sunt dezorganizate, inventarele sunt incomplete sau evidența trebuie refăcută.
Operațiunile sunt stabilite în funcție de tipul documentelor și de cerințele aplicabile, astfel încât rezultatul să fie o arhivă organizată și identificabilă.
Ce include serviciul
- Preluarea și organizarea documentelor pentru prelucrare
- Fondarea și ordonarea documentelor
- Încadrarea și constituirea dosarelor
- Numerotarea filelor și sortarea documentelor
- Inventarierea și întocmirea inventarelor arhivistice
- Reconstituirea evidenței arhivistice
- Reorganizarea arhivelor existente sau dezorganizate
- Prelucrarea arhivelor istorice și cu evidență incompletă
- Etichetarea și codificarea dosarelor și unităților arhivistice
- Pregătirea arhivei pentru depozitare sau predare
- Verificarea și corectarea inventarelor existente
- Prelucrarea documentelor la sediul beneficiarului
Servicii detaliate
Ce spune legislația
Prelucrarea arhivistică urmează regulile stabilite de Legea nr. 16/1996 și de instrucțiunile Arhivelor Naționale privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente: gruparea anuală a documentelor în dosare conform nomenclatorului (art. 8), ordonarea, numerotarea filelor și întocmirea inventarelor pe compartimente, ani și termene de păstrare.
Dosarele se predau compartimentului de arhivă în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire (art. 9). Inventarul corect întocmit este evidența oficială a arhivei, pe baza căreia se realizează ulterior selecționarea, predarea documentelor și răspunsurile la controale.
Documente organizate după reguli clare, inventare corecte și o bază solidă pentru administrarea ulterioară a arhivei.
Pentru cine este potrivit
- Organizații cu arhive acumulate pe parcursul mai multor ani de activitate
- Companii cu documente neinventariate sau cu inventare incomplete
- Organizații care și-au relocat sediul sau arhiva
- Beneficiari care pregătesc arhiva pentru depozitare sau predare
Cum lucrăm
Evaluarea volumului
Determinarea volumului în metri liniari și a stării documentelor.
Ordonare și constituire
Fondarea, sortarea și constituirea dosarelor după nomenclator.
Inventariere
Numerotarea filelor, etichetarea și întocmirea inventarelor arhivistice.
Predarea arhivei
Arhiva organizată este predată împreună cu evidențele complete.
Întrebări frecvente
Care este prețul prelucrării arhivistice?
Prelucrarea arhivistică pornește de la 80 € pe metru liniar. Prețul final depinde de starea documentelor, de existența evidențelor și de operațiunile necesare, și este stabilit după evaluarea arhivei.
Cum se măsoară volumul unei arhive?
Volumul se exprimă în metri liniari de raft, adică lungimea însumată a dosarelor așezate unul lângă altul. Această unitate permite estimarea precisă a duratei și a costului prelucrării.
Se pot prelucra și arhive complet dezorganizate?
Da. Intervenim și asupra arhivelor fără evidență sau cu inventare incomplete, inclusiv prin reconstituirea evidenței arhivistice.
Informații utile
- Obligațiile arhivistice ale unei firme în RomâniaOrice companie creează documente și are obligații legale privind evidența și păstrarea lor. O prezentare structurată, cu trimiteri la lege.
- Nomenclatorul arhivistic: ce este și cum se întocmeșteDocumentul de bază al oricărei arhive: structură, termene de păstrare, aprobare și actualizare.
- Selecționarea documentelor: etapele proceduriiEliminarea legală a documentelor cu termen de păstrare împlinit: comisie, proces-verbal, aprobare și distrugere.