Când aveți nevoie de acest document
- Predați dosarele unui compartiment către arhivă.
- Arhiva nu are evidențe sau are evidențe incomplete.
- Pregătiți selecționarea documentelor cu termen împlinit.
Cum se completează
Pasul 1
Întocmiți câte un inventar pentru fiecare compartiment, an și termen de păstrare.
Pasul 2
Înscrieți dosarele în ordinea indicativelor din nomenclator.
Pasul 3
Completați pentru fiecare dosar conținutul pe scurt, datele extreme și numărul de file.
Pasul 4
Încheiați inventarul cu numărul total de dosare și semnătura persoanei care l-a întocmit.
Ce spune legislația
Potrivit art. 9 din Legea nr. 16/1996, dosarele se predau compartimentului de arhivă în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire. Inventarele se păstrează permanent.
Previzualizare
[DENUMIREA ORGANIZAȚIEI]
Sediul: [adresa] · CUI: [cod] · Nr. Reg. Com.: [număr]
Compartimentul: [denumirea compartimentului]
INVENTARUL
documentelor create în anul ______, cu termen de păstrare de ______ ani
| Nr. crt. | Nr. dosar / indicativ nomenclator | Conținutul pe scurt al dosarului | Datele extreme | Nr. file | Observații |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||
| 2 |
Prezentul inventar cuprinde ______ dosare, înscrise la numerele curente 1 – ______.
Inventarul trebuie să reflecte exact conținutul dosarelor. Dosarele constituite greșit sau nenumerotate trebuie ordonate înainte de inventariere.
Întrebări frecvente
Se face un singur inventar pentru toată arhiva?
Nu. Inventarele se întocmesc separat pentru fiecare compartiment, pentru fiecare an și pentru fiecare termen de păstrare. Astfel, selecționarea se poate face ulterior pe inventare întregi.
Ce înseamnă „datele extreme” ale dosarului?
Data primului și a ultimului document din dosar. Ele permit identificarea rapidă a perioadei acoperite.