EVO DOCServicii inovative de arhivare & document management
Evaluare gratuită a arhivei
Evaluare gratuită a arhivei
  1. Acasă
  2. Informații utile
  3. Modele de documente
  4. Procesul-verbal de selecționare
Model gratuit · Word

Model proces-verbal de selecționare a documentelor

Procesul-verbal de selecționare este documentul prin care comisia propune eliminarea documentelor cu termen de păstrare împlinit. Numai după aprobarea lui de către Arhivele Naționale documentele pot fi predate pentru distrugere. Modelul de mai jos conține structura procesului-verbal și tabelul centralizator.

Descărcați modelul (Word)Previzualizare

Când aveți nevoie de acest document

  • Arhiva conține documente cu termen de păstrare împlinit.
  • Doriți să eliberați spațiu sau să reduceți costurile de depozitare.
  • Pregătiți o reorganizare, o mutare sau încetarea activității.

Cum se completează

  1. Pasul 1

    Verificați termenele de păstrare pe baza nomenclatorului aprobat și a inventarelor.

  2. Pasul 2

    Completați componența comisiei, perioada și compartimentele analizate.

  3. Pasul 3

    Completați tabelul cu categoriile de documente propuse spre eliminare și anexați inventarele.

  4. Pasul 4

    Semnați procesul-verbal și înaintați-l spre aprobare Arhivelor Naționale.

Cadrul legal

Ce spune legislația

Potrivit art. 11 din Legea nr. 16/1996, procesul-verbal de selecționare, însoțit de inventarele documentelor propuse spre eliminare și ale documentelor permanente, se înaintează spre aprobare Arhivelor Naționale. Documentele pot fi eliminate numai în baza procesului-verbal aprobat.

Previzualizare

[DENUMIREA ORGANIZAȚIEI]

Sediul: [adresa] · CUI: [cod] · Nr. Reg. Com.: [număr]

APROBAT,Conducătorul organizației[nume, prenume]
APROBAT,Arhivele NaționaleServiciul [Municipiului București / Județean ____]Nr. ______ din __________

PROCES-VERBAL nr. ______ din __________

privind selecționarea documentelor cu termen de păstrare împlinit

Comisia de selecționare, numită prin Decizia nr. ______ din __________, întrunită în ședința din data de __________, a analizat documentele create în perioada ______ – ______ de compartimentele [denumirile compartimentelor], pe baza nomenclatorului arhivistic aprobat de Arhivele Naționale prin [nr. și data aprobării].

Comisia a constatat că documentele cuprinse în tabelul de mai jos și în inventarul anexat, în total ______ unități arhivistice (aproximativ ______ metri liniari), au termenele de păstrare împlinite și nu prezintă valoare practică sau istorică, motiv pentru care le propune spre eliminare.

Nr. crt.Categoria de documenteAnii extremiNr. dosareTermen de păstrareIndicativ nomenclatorObservații
1
2

Totodată, comisia a constatat existența a ______ unități arhivistice cu termen de păstrare permanent, cuprinse în inventarul anexat, care se păstrează în continuare în arhiva organizației.

Anexe: 1. Inventarul documentelor propuse spre eliminare (______ file); 2. Inventarul documentelor permanente (______ file).

Președinte,[nume, prenume]Semnătura: ______________
Membru,[nume, prenume]Semnătura: ______________
Membru,[nume, prenume]Semnătura: ______________
Secretar,[nume, prenume]Semnătura: ______________
Descărcați modelul (Word)
De reținut

Nu eliminați documente aflate în litigii, în controale în curs sau care pot fi necesare pentru dovedirea unor drepturi, chiar dacă termenul lor de păstrare a expirat.

Întrebări frecvente

Ce documente se anexează la procesul-verbal de selecționare?

Inventarul documentelor propuse spre eliminare și inventarul documentelor permanente. Fără inventare, procesul-verbal nu poate fi analizat și aprobat.

Ce se întâmplă după aprobarea procesului-verbal?

Documentele se predau pentru distrugere pe bază de proces-verbal de predare-primire, iar evidențele arhivei se actualizează. Pentru documentele cu date cu caracter personal se aplică măsurile de securitate cerute de GDPR.