Fiecare organizație are propriul mod de lucru, propriul volum de documente și propriile cerințe de evidență. EVO DOC oferă servicii de consultanță și audit arhivistic prin care evaluăm situația existentă, identificăm nevoile și stabilim soluțiile potrivite pentru organizarea și gestionarea documentelor.
Analizăm structura arhivei, modul de constituire și evidență a dosarelor, termenele de păstrare și circuitul documentelor. Pe baza evaluării, formulăm recomandări și propunem măsuri concrete pentru îmbunătățirea proceselor arhivistice.
Ce include serviciul
- Audit arhivistic și evaluarea situației existente
- Consultanță arhivistică pentru companii și instituții
- Analiza și organizarea fondurilor arhivistice
- Elaborarea și actualizarea nomenclatorului arhivistic pentru documentele create de organizație
- Consultanță privind termenele de păstrare
- Organizarea circuitului documentelor
- Evaluarea volumelor de arhivă și estimarea costurilor de prelucrare
- Consultanță privind respectarea cerințelor arhivistice aplicabile
- Elaborarea procedurilor și instrucțiunilor interne
- Consultanță pentru externalizarea arhivei și implementarea arhivei electronice
Servicii detaliate
Ce spune legislația
Potrivit art. 4 din Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale, creatorii și deținătorii de documente răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea acestora. Pentru o companie, aceasta presupune un nomenclator arhivistic aprobat, dosare constituite anual conform nomenclatorului și o persoană sau un compartiment desemnat pentru activitatea de arhivă (art. 8 și art. 31).
Auditul EVO DOC verifică punctual aceste obligații: existența și aplicarea nomenclatorului, modul de constituire și inventariere a dosarelor, respectarea termenelor de păstrare și protecția datelor cu caracter personal conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Nerespectarea obligațiilor arhivistice constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 la 25.000 lei (art. 36–37).
O imagine clară asupra arhivei existente, a obligațiilor și a pașilor necesari pentru o gestionare mai eficientă.
Pentru cine este potrivit
- Organizații care au nevoie de o evaluare obiectivă a arhivei proprii
- Companii aflate în pregătirea unui control, a unei reorganizări sau a unei fuziuni
- Instituții care își actualizează nomenclatorul arhivistic și procedurile interne
- Organizații care planifică tranziția către arhiva electronică
Cum lucrăm
Analiză preliminară
Stabilirea obiectivelor, a perimetrului evaluării și a documentelor de referință.
Evaluare la sediu
Examinarea arhivei, a evidențelor existente și a circuitului documentelor.
Raport de audit
Constatări documentate, riscuri identificate și recomandări argumentate.
Plan de implementare
Etape, priorități și resurse necesare, stabilite împreună cu beneficiarul.
Întrebări frecvente
Ce conține raportul de audit arhivistic?
Raportul descrie situația actuală a arhivei, neconformitățile și riscurile identificate, precum și măsurile recomandate, ordonate în funcție de prioritate.
Ce este nomenclatorul arhivistic?
Nomenclatorul arhivistic este lista documentelor create de organizație, grupate pe compartimente, cu termenul de păstrare stabilit pentru fiecare categorie. Pe baza lui se constituie dosarele și se realizează selecționarea.
Care este durata unui audit arhivistic?
Durata depinde de volumul arhivei și de numărul de compartimente evaluate. Termenul estimativ este comunicat după analiza preliminară.
Informații utile
- Obligațiile arhivistice ale unei firme în RomâniaOrice companie creează documente și are obligații legale privind evidența și păstrarea lor. O prezentare structurată, cu trimiteri la lege.
- Nomenclatorul arhivistic: ce este și cum se întocmeșteDocumentul de bază al oricărei arhive: structură, termene de păstrare, aprobare și actualizare.
- Termen de păstrare a documentelor în arhivă: tabel complet 2026Tabel cu termenele de păstrare pentru peste 50 de documente: contabile, de personal, SSM, societare, GDPR și evidențe de arhivă.