Întrebări frecvente

Primul pas este evaluarea situației existente. Printr-un audit arhivistic, analizăm modul în care sunt organizate documentele, structura fondurilor arhivistice, evidențele existente și respectarea cerințelor legale. În urma evaluării, identificăm eventualele probleme și propunem soluții concrete pentru organizarea și gestionarea eficientă a arhivei.

Externalizarea presupune transferarea anumitor activități de organizare și gestionare a arhivei către un partener specializat. EVO DOC poate asigura servicii precum inventarierea, ordonarea, organizarea documentelor, scanarea și digitalizarea, precum și implementarea unor soluții de gestionare electronică a informației. Serviciile sunt configurate în funcție de nevoile și specificul fiecărei companii.

Digitalizarea poate simplifica accesul, consultarea și gestionarea documentelor, însă nu înlocuiește automat obligația de păstrare a documentelor în format fizic. Regimul de păstrare depinde de tipul documentelor și de prevederile legale aplicabile. EVO DOC vă poate ajuta să identificați documentele eligibile pentru digitalizare și să stabiliți o abordare potrivită pentru gestionarea acestora.

O arhivă bine organizată trebuie să permită identificarea rapidă a documentelor. Prin inventariere, structurarea informațiilor și utilizarea unor soluții de management documentar, documentele pot fi identificate și localizate mult mai ușor. În cazul arhivei electronice, căutarea și accesarea informațiilor se realizează prin instrumente dedicate, în funcție de drepturile de acces configurate.

Documentele nu pot fi eliminate arbitrar. Termenele de păstrare și posibilitatea eliminării acestora se stabilesc în conformitate cu legislația arhivistică și nomenclatorul arhivistic aplicabil. EVO DOC poate sprijini procesul prin analiza documentelor, identificarea celor eligibile pentru selecționare și pregătirea evidențelor necesare desfășurării procedurii.

O arhivă dezorganizată nu trebuie să fie un impediment. Procesul începe cu evaluarea documentelor existente și identificarea structurii arhivistice. Ulterior, stabilim etapele necesare pentru ordonare, inventariere, identificare și organizare. Soluția este adaptată volumului de documente, stării arhivei și particularităților activității companiei.

Da. Prin soluțiile de management electronic al documentelor, informațiile pot fi consultate printr-un portal dedicat, în funcție de configurația proiectului și de drepturile de acces acordate utilizatorilor. Astfel, persoanele autorizate pot identifica și consulta documentele de care au nevoie, fără să depindă permanent de intervenția personalului care gestionează arhiva.

Confidențialitatea și controlul accesului sunt elemente esențiale în gestionarea arhivei. Soluțiile EVO DOC pot include drepturi de acces configurabile, utilizatori individuali și mecanisme de evidență a operațiunilor, în funcție de proiect. Modul de organizare și protejare a informațiilor este stabilit ținând cont de cerințele companiei și de natura documentelor gestionate.

Costurile sunt stabilite în funcție de tipul serviciilor solicitate, volumul documentelor, complexitatea operațiunilor și particularitățile proiectului. Nu toate arhivele necesită aceleași intervenții, motiv pentru care fiecare ofertă este construită pornind de la o evaluare a necesităților clientului. Scopul nostru este să propunem o soluție eficientă, adaptată bugetului și obiectivelor companiei.

Da. Prin serviciul Arhivist Mobil, EVO DOC oferă companiilor posibilitatea de a beneficia de suport arhivistic în funcție de necesități, fără costurile asociate unui post permanent. Activitățile pot include organizarea documentelor, inventarierea și scanarea acestora, prin vizite periodice la sediul clientului, în baza unui abonament adaptat volumului de lucru.