Etapa 1: verificarea termenelor
Procedura pornește de la nomenclatorul arhivistic și de la inventarele arhivei, pe baza cărora se identifică dosarele cu termen de păstrare împlinit. În lipsa inventarelor, selecționarea nu poate fi realizată corect, iar arhiva trebuie mai întâi prelucrată.
Etapa 2: comisia de selecționare
Comisia este numită prin decizia sau ordinul conducătorului organizației și este formată dintr-un președinte, un secretar și un număr impar de membri din rândul specialiștilor proprii. Comisia se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar și analizează valoarea practică sau istorică a fiecărei unități arhivistice (art. 11 alin. (1)).
Etapa 3: procesul-verbal și inventarele
Comisia întocmește procesul-verbal de selecționare, însoțit de inventarul documentelor propuse spre eliminare și de inventarul documentelor permanente. Documentația se înaintează spre aprobare Arhivelor Naționale; pentru organizațiile din București, Serviciului Municipiului București al Arhivelor Naționale (art. 11 alin. (2)).
Etapa 4: eliminarea documentelor
Documentele pot fi eliminate numai în baza procesului-verbal aprobat (art. 11 alin. (3)). Predarea pentru distrugere se realizează pe bază de proces-verbal de predare-primire. Pentru documentele care conțin date cu caracter personal, GDPR (art. 5 alin. (1) lit. f) și art. 32) impune măsuri de securitate adecvate, astfel încât informațiile să nu mai poată fi recuperate.
Etapa 5: actualizarea evidențelor
După eliminare, evidențele arhivei se actualizează, astfel încât inventarele și registrul de evidență să reflecte exact conținutul depozitului. Pentru documentele contabile, OMFP nr. 2634/2015 (Anexa 1, pct. 43) prevede și descărcarea din registrul de evidență al arhivei.
Erori frecvente
- Eliminarea documentelor fără comisie și fără proces-verbal aprobat.
- Eliminarea documentelor încă necesare, de exemplu în litigii sau controale în curs.
- Selecționarea în lipsa inventarelor sau a nomenclatorului aprobat.
- Distrugerea documentelor cu date cu caracter personal în condiții nesigure.
Întrebări frecvente
Cât de des trebuie realizată selecționarea?
Legea prevede ca, în vederea selecționării, comisia să se întrunească anual sau ori de câte ori este necesar (art. 11 alin. (1)). Neselecționarea documentelor la termenele din nomenclator constituie contravenție (art. 36).
Poate realiza selecționarea o firmă externă?
Specialiștii externi pot pregăti documentația și pot coordona procesul. Comisia de selecționare este însă numită de organizație, din rândul specialiștilor proprii, iar răspunderea rămâne a acesteia (art. 11).
Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Pentru situația concretă a organizației dumneavoastră, recomandăm consultarea unui specialist.