EVO DOC oferă servicii de digitalizare a documentelor și arhivelor fizice, de la pregătirea materialelor pentru scanare până la organizarea și asocierea fișierelor rezultate cu informațiile arhivistice corespunzătoare.
Abordăm proiectele în funcție de volumul documentelor, tipul acestora și modul în care beneficiarul dorește să utilizeze ulterior informațiile. Nu urmărim doar obținerea unor imagini digitale, ci construirea unei structuri care să permită identificarea și regăsirea documentelor.
Putem interveni atât asupra arhivelor istorice, cât și asupra documentelor active, inclusiv prin proiecte realizate la sediul beneficiarului.
Ce include serviciul
- Scanarea documentelor și dosarelor
- Digitalizarea arhivelor fizice, istorice sau active
- Indexarea documentelor digitalizate
- Asocierea fișierelor cu metadatele arhivistice
- Verificarea calității imaginilor scanate
- Organizarea fișierelor în structuri logice
- Conversia documentelor în formate electronice uzuale
- Prelucrarea loturilor mari de documente
- Digitalizarea la sediul beneficiarului
- Preluarea și organizarea arhivelor electronice existente
- Consultanță și proiectarea fluxurilor de digitalizare
- Planificarea reducerii treptate a suportului de hârtie
Servicii detaliate
Ce spune legislația
Regimul juridic al copiei digitale depinde de categoria documentului. Pentru documentele financiar-contabile, OMFP nr. 2634/2015 (Anexa 1, pct. 36) permite păstrarea pe suport electronic, inclusiv a celor convertite din format hârtie. Pentru alte categorii de documente, regimul este stabilit de legislația specifică, iar arhivarea documentelor electronice este reglementată de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice.
Din acest motiv, înaintea oricărui proiect de digitalizare stabilim scopul și regimul fiecărei categorii de documente: acces rapid la informație, protejarea originalelor sau trecerea la un flux electronic. Pe această bază recomandăm ce originale se păstrează, cum se indexează fișierele și cum se corelează arhiva digitală cu evidența arhivei fizice.
Acces mai rapid la informații, reducerea dependenței de consultarea fizică a dosarelor și o structură digitală care susține procesele interne.
Pentru cine este potrivit
- Organizații cu arhive voluminoase, consultate frecvent
- Echipe care lucrează din mai multe locații sau în regim hibrid
- Companii care pregătesc implementarea unui sistem DMS
- Deținători de arhive istorice care necesită protejarea originalelor
Cum lucrăm
Definirea cerințelor
Stabilirea perimetrului, a convențiilor de denumire și a criteriilor de indexare.
Pregătirea documentelor
Ordonarea dosarelor și pregătirea fizică pentru scanare.
Scanare și indexare
Digitalizare și atribuirea metadatelor necesare regăsirii.
Control și livrare
Verificarea calității și livrarea arhivei digitale structurate.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă digitalizarea documentelor?
Digitalizarea documentelor este transformarea documentelor pe hârtie în fișiere electronice, prin scanare, recunoașterea textului (OCR) și indexare cu metadate, astfel încât acestea să poată fi căutate și regăsite rapid. Împreună cu organizarea fișierelor, digitalizarea stă la baza arhivării electronice.
În ce format sunt livrate documentele digitalizate?
În formate electronice uzuale, de regulă PDF cu text căutabil. Formatul final este stabilit în funcție de modul în care documentele vor fi utilizate.
Se poate digitaliza doar o parte a arhivei?
Da. Proiectul poate începe cu documentele consultate cel mai frecvent și poate continua etapizat.
Digitalizarea se poate realiza la sediul beneficiarului?
Da. Pentru documente confidențiale sau volume mari, digitalizarea se poate desfășura integral la sediul beneficiarului.