Nomenclatorul arhivistic este lista documentelor create de fiecare compartiment al organizației, cu termenul de păstrare stabilit pentru fiecare categorie. Pe baza lui se constituie dosarele, se întocmesc inventarele și se realizează selecționarea.
Un nomenclator preluat de la o altă organizație sau neactualizat după o reorganizare generează dificultăți în fiecare etapă. Din acest motiv, îl construim pornind de la structura și activitatea efectivă a beneficiarului.
Ce include serviciul
- Analiza structurii organizatorice și a documentelor create
- Identificarea categoriilor de documente pe compartimente
- Stabilirea termenelor de păstrare pentru fiecare categorie
- Redactarea nomenclatorului în forma cerută
- Pregătirea documentației pentru aprobarea Arhivelor Naționale
- Actualizarea nomenclatorului după reorganizări sau activități noi
- Instruirea personalului care aplică nomenclatorul
Ce spune legislația
Potrivit art. 8 din Legea nr. 16/1996, nomenclatorul se întocmește de fiecare creator pentru documentele proprii și se aprobă de Arhivele Naționale sau, pentru organizațiile din București, de Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale. Lipsa nomenclatorului constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 la 25.000 lei (art. 36–37).
Termenele de păstrare se stabilesc în funcție de legislația specifică fiecărui tip de document: legislația contabilă pentru documentele financiare, legislația muncii pentru evidența personalului, legislația fiscală și reglementările aplicabile domeniului de activitate.
Un nomenclator adaptat organizației, care face constituirea dosarelor, inventarierea și selecționarea simple și corecte.
Pentru cine este potrivit
- Organizații care nu dispun de un nomenclator arhivistic aprobat
- Companii cu nomenclator neactualizat după reorganizări
- Organizații care au introdus activități sau compartimente noi
Cum lucrăm
Analiza activității
Identificarea documentelor create de fiecare compartiment.
Stabilirea termenelor
Pentru fiecare categorie, conform legislației aplicabile.
Redactare și aprobare
Nomenclatorul este redactat și pregătit pentru aprobare.
Implementare
Instruirea personalului și urmărirea aplicării.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu nomenclatorul arhivistic?
Da. Art. 8 din Legea nr. 16/1996 obligă fiecare creator să întocmească nomenclatorul documentelor proprii, care se aprobă de Arhivele Naționale. Lipsa lui constituie contravenție.
Se poate utiliza nomenclatorul unei alte organizații?
Nu este recomandat. Nomenclatorul trebuie să reflecte structura și activitatea reală a organizației; în caz contrar apar neconcordanțe la inventariere și la selecționare.
Când trebuie actualizat nomenclatorul?
Atunci când se modifică structura organizatorică, apar activități noi sau se schimbă legislația privind termenele de păstrare.
Informații utile
- Nomenclatorul arhivistic: ce este și cum se întocmeșteDocumentul de bază al oricărei arhive: structură, termene de păstrare, aprobare și actualizare.
- Obligațiile arhivistice ale unei firme în RomâniaOrice companie creează documente și are obligații legale privind evidența și păstrarea lor. O prezentare structurată, cu trimiteri la lege.