EVO DOC oferă soluții de document management și organizare electronică a informației, adaptate proceselor și structurii fiecărei organizații.
Prin implementarea și configurarea sistemelor DMS, documentele pot fi organizate, clasificate, regăsite și gestionate într-un mod controlat. Fluxurile de lucru pot fi simplificate, iar operațiunile repetitive pot fi automatizate acolo unde acest lucru aduce un beneficiu real.
Abordarea noastră pornește de la modul în care compania lucrează efectiv, astfel încât soluția implementată să răspundă unor nevoi concrete, nu doar să adauge un nou instrument software.
Ce include serviciul
- Implementarea și configurarea sistemelor DMS
- Organizarea electronică a documentelor
- Gestionarea metadatelor
- Clasificarea și indexarea documentelor
- Gestionarea versiunilor
- Configurarea fluxurilor de aprobare și a circuitului documentelor
- Gestionarea drepturilor de acces
- Organizarea și administrarea arhivei electronice
- Corelarea arhivei fizice cu cea electronică
- Configurarea registrelor electronice
- Automatizarea operațiunilor repetitive
- Implementarea mecanismelor de căutare și regăsire
- Consultanță pentru optimizarea proceselor documentare
Ce spune legislația
Un sistem DMS respectă aceleași reguli ca arhiva pe suport hârtie: clasificare conform nomenclatorului, termene de păstrare și acces controlat. Art. 27^1 din Legea nr. 16/1996, introdus în 2024, obligă creatorii să asigure integritatea și autenticitatea documentelor electronice, accesul controlat, identificabil și datat, precum și posibilitatea exportului datelor.
Pentru documentele semnate electronic se aplică Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), modificat prin Regulamentul (UE) 2024/1183, și Legea nr. 214/2024. Configurăm drepturile de acces și jurnalele de activitate astfel încât să susțină și cerințele GDPR privind securitatea prelucrării.
Informații mai bine organizate, procese mai clare și un mod de lucru mai eficient în gestionarea documentelor.
Pentru cine este potrivit
- Organizații care procesează zilnic un volum mare de documente
- Echipe distribuite în mai multe locații
- Companii care au nevoie de fluxuri de aprobare clare și trasabile
- Organizații care au digitalizat arhiva și urmăresc valorificarea ei
Cum lucrăm
Analiza proceselor
Inventarierea documentelor, a utilizatorilor și a fluxurilor existente.
Configurarea sistemului
Structură, metadate, drepturi de acces și fluxuri de lucru.
Migrarea documentelor
Integrarea documentelor existente și a celor digitalizate.
Instruire și suport
Pregătirea utilizatorilor și asistență după punerea în funcțiune.
Întrebări frecvente
Ce este un sistem DMS?
Un sistem de management al documentelor (Document Management System) este o platformă în care documentele organizației sunt stocate, clasificate, regăsite și aprobate într-un singur loc, cu acces controlat.
Este necesară digitalizarea arhivei înaintea implementării DMS?
Nu neapărat. Sistemul poate funcționa de la început cu documentele noi, iar arhiva existentă poate fi digitalizată și migrată etapizat.
EVO DOC dezvoltă o aplicație proprie?
Da. Aplicația EVO DOC, dedicată gestionării arhivei, se află în dezvoltare și va fi prezentată în curând.