Organizarea documentelor este doar primul pas. Accesul rapid la informații, localizarea dosarelor și urmărirea circulației acestora sunt esențiale pentru activitatea de zi cu zi.
EVO DOC oferă servicii de organizare și administrare a arhivei fizice, prin care sprijinim companiile să păstreze controlul asupra documentelor, să reducă timpul necesar identificării acestora și să mențină o evidență actualizată.
Soluțiile sunt adaptate modului de lucru al beneficiarului și pot acoperi atât arhiva curentă, cât și arhiva istorică.
Ce include serviciul
- Organizarea evidenței arhivei fizice
- Crearea și administrarea registrelor de evidență
- Identificarea și localizarea dosarelor
- Gestionarea solicitărilor de consultare
- Monitorizarea circulației documentelor și dosarelor
- Evidența împrumuturilor și restituirilor
- Actualizarea inventarelor arhivistice
- Verificarea corespondenței dintre evidențe și arhiva fizică
- Identificarea dosarelor lipsă sau poziționate incorect
- Reorganizarea spațiilor de arhivare
- Optimizarea amplasării dosarelor și cutiilor
- Etichetarea și codificarea unităților de arhivare
- Administrarea operațională a arhivei externalizate
Administrarea arhivei se realizează la sediul beneficiarului sau în spațiul în care se află arhiva. Serviciul nu include depozitarea sau transportul documentelor.
Ce spune legislația
Legea nr. 16/1996 impune păstrarea documentelor în spații amenajate, care le asigură integritatea (art. 12), și ținerea unui registru de evidență a intrărilor și ieșirilor de documente din arhivă (art. 9). Evidența consultărilor și a împrumuturilor de dosare face parte din activitatea curentă a oricărui compartiment de arhivă.
Pentru documentele care conțin date cu caracter personal, accesul trebuie limitat la persoanele îndreptățite (GDPR, art. 5 și art. 32). O evidență riguroasă a consultărilor demonstrează cine a avut acces la un dosar și în ce moment.
Control mai bun asupra documentelor, trasabilitate și reducerea timpului pierdut cu identificarea sau recuperarea dosarelor.
Pentru cine este potrivit
- Organizații care consultă frecvent documente din arhivă
- Companii în care localizarea dosarelor necesită timp și resurse
- Organizații care gestionează arhiva curentă și arhiva istorică în același spațiu
- Echipe care au nevoie de trasabilitatea completă a consultărilor și împrumuturilor
Cum lucrăm
Analiza evidențelor
Verificarea registrelor, a inventarelor și a fluxurilor existente.
Corelarea cu arhiva
Confruntarea evidențelor cu dosarele aflate fizic în depozit.
Organizare
Reorganizarea spațiului, etichetarea și actualizarea registrelor.
Administrare curentă
Gestionarea consultărilor, a împrumuturilor și a actualizărilor.
Întrebări frecvente
Serviciul include depozitarea arhivei?
Nu. Arhiva este administrată în spațiul în care se află, de regulă la sediul beneficiarului. Serviciul nu presupune depozitare sau transport.
Cum sunt tratate dosarele care lipsesc?
Dosarele lipsă sunt identificate prin confruntarea evidențelor cu arhiva fizică. Situația este documentată și transmisă beneficiarului, împreună cu propuneri de remediere.
Administrarea se poate realiza periodic?
Da. Administrarea poate fi organizată periodic, inclusiv prin serviciul Arhivist Mobil.