- Acasă
- Arhivare electronică
Arhivare electronică a documentelor
Arhivarea electronică transformă documentele organizației într-o arhivă digitală structurată, în care orice informație poate fi regăsită în câteva secunde, cu acces controlat și în limitele legii.
Arhivare electronică, pe scurt
Arhivarea electronică înseamnă organizarea, păstrarea și gestionarea documentelor în format digital, astfel încât acestea să poată fi identificate, consultate și utilizate pe toată durata termenului de păstrare. Ea cuprinde atât documentele create direct în format electronic (facturi electronice, contracte semnate electronic, corespondență oficială), cât și documentele pe hârtie digitalizate.
EVO DOC construiește arhiva electronică pornind de la evidența arhivistică: fiecare document primește metadate (tip, an, compartiment, termen de păstrare) și este corelat cu dosarul fizic, acolo unde originalul trebuie păstrat. Astfel, arhiva electronică funcționează împreună cu cea fizică, nu în locul ei.
Ce include arhivarea electronică
- Digitalizarea documentelor pe hârtie: scanare, OCR și control de calitate
- Indexarea documentelor cu metadate arhivistice
- Organizarea documentelor create direct electronic (facturi electronice, contracte semnate electronic)
- Structurarea arhivei electronice pe compartimente, ani și termene de păstrare
- Corelarea arhivei electronice cu evidența arhivei fizice
- Drepturi de acces, istoric al operațiunilor și copii de siguranță, prin DMS
- Monitorizarea termenelor de păstrare și a documentelor care pot fi eliminate
- Plan etapizat pentru reducerea arhivei pe hârtie
Digitalizare documente
Scanare, OCR, indexare și control de calitate, de la 0,06 € pe pagină.
DetaliiDocument management (DMS)
Acces controlat, fluxuri de aprobare și arhivă electronică într-un singur sistem.
DetaliiArhiva fără hârtie
Trecerea etapizată la lucrul digital, cu reducerea legală a arhivei fizice.
DetaliiEvidența și administrarea arhivei
Arhiva fizică și cea electronică, administrate unitar.
DetaliiEtapele unui proiect de arhivare electronică
Evaluare gratuită
Analizăm documentele existente, fluxurile de lucru și obiectivele organizației.
Structura arhivei
Stabilim clasificarea, convențiile de denumire, metadatele și drepturile de acces.
Digitalizare și migrare
Scanăm, indexăm și preluăm documentele electronice existente în structura nouă.
Acces și administrare
Arhiva electronică devine instrumentul de lucru zilnic, cu termene monitorizate.
Ce spune legislația
Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, reglementează crearea, conservarea, consultarea și utilizarea documentelor în formă electronică. Pentru documentele care se păstrează exclusiv electronic, legea stabilește cerințe privind autenticitatea și integritatea acestora, iar administratorii de arhive electronice pot fi acreditați potrivit normelor tehnice în vigoare.
Arhivarea documentelor electronice este reglementată și de art. 27^1 din Legea nr. 16/1996. Pentru documentele financiar-contabile, OMFP nr. 2634/2015 (Anexa 1, pct. 36) permite păstrarea pe suport electronic, inclusiv a celor convertite din format hârtie.
Documentele noi pot fi create și semnate direct în format electronic, conform Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și Legii nr. 214/2024. Pentru celelalte categorii, originalele pe hârtie se păstrează până la împlinirea termenului, iar copia digitală asigură accesul rapid. Analizăm pentru fiecare categorie de documente regimul juridic aplicabil, inclusiv situațiile în care este necesar un administrator de arhivă electronică acreditat.
Ce câștigă organizația
Regăsire în câteva secunde
Căutare după tip, an, partener sau conținut, fără deplasări la arhivă.
Acces controlat
Fiecare utilizator vede doar documentele de care are nevoie, cu istoric complet.
Spațiu fizic redus
Mai puțină hârtie de păstrat, mai puține costuri de depozitare.
Continuitate
Copii de siguranță care protejează informația împotriva pierderii.
Pregătire pentru control
Documentele solicitate pot fi prezentate imediat.
Lucru hibrid
Echipele accesează documentele din orice locație autorizată.
Despre arhivare electronică
Ce înseamnă arhivare electronică?
Arhivarea electronică este organizarea și păstrarea documentelor în format digital, cu metadate, drepturi de acces și termene de păstrare, astfel încât acestea să poată fi regăsite și utilizate pe toată durata păstrării.
Care este diferența dintre digitalizare și arhivare electronică?
Digitalizarea transformă documentul pe hârtie în fișier electronic. Arhivarea electronică merge mai departe: organizează fișierele, le asociază metadate și termene de păstrare și asigură accesul controlat pe toată durata păstrării.
Pot renunța la documentele pe hârtie după arhivarea electronică?
Depinde de categoria documentului. Pentru documentele financiar-contabile, legislația permite păstrarea pe suport electronic, inclusiv a celor scanate. Pentru alte categorii, originalele se păstrează până la împlinirea termenului și se elimină prin selecționare.
Cât costă arhivarea electronică?
Costul depinde de volumul documentelor și de operațiunile necesare. Digitalizarea pornește de la 0,06 € pe pagină, iar implementarea unui sistem DMS de la 99 € pe lună. Valoarea exactă se stabilește după evaluarea gratuită a arhivei.
Vă interesează și arhivare fizică? Documentele care trebuie păstrate în original, organizate corect și conform legii. Consultați și procedura de arhivare și termenele de păstrare a documentelor.
Începeți cu o evaluare gratuită
Un specialist EVO DOC analizează arhiva organizației și vă propune soluția potrivită, cu etape, termene și costuri clare.
Evaluarea inițială a arhivei este gratuită și fără obligații.