Când aveți nevoie de acest document
- Organizația nu are încă un nomenclator arhivistic.
- Nomenclatorul existent este vechi și nu mai reflectă structura sau activitatea actuală.
- Termenele de păstrare trebuie actualizate după modificările legislative.
Cum se completează
Pasul 1
Completați datele organizației și lista compartimentelor reale.
Pasul 2
Pentru fiecare compartiment, enumerați toate categoriile de documente pe care le creează.
Pasul 3
Stabiliți termenul de păstrare pe baza legislației aplicabile fiecărei categorii.
Pasul 4
Supuneți nomenclatorul aprobării conducerii, apoi aprobării Arhivelor Naționale (pentru București, Serviciul Municipiului București).
Ce spune legislația
Potrivit art. 8 din Legea nr. 16/1996, fiecare creator de documente întocmește nomenclatorul propriu, care se aprobă de Arhivele Naționale. Lipsa nomenclatorului constituie contravenție (art. 36).
Previzualizare
[DENUMIREA ORGANIZAȚIEI]
Sediul: [adresa] · CUI: [cod] · Nr. Reg. Com.: [număr]
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
al documentelor create și deținute de [denumirea organizației]
| Nr. crt. | Compartimentul | Indicativul dosarului | Categoria de documente (conținutul dosarului) | Termen de păstrare | Observații |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Conducere | I.1 | Actul constitutiv, actele adiționale și documentele de înregistrare la Registrul Comerțului | Permanent | |
| 2 | Conducere | I.2 | Hotărârile adunării generale a asociaților și deciziile administratorului | Permanent | |
| 3 | Financiar-contabil | II.1 | Registrul-jurnal, registrul-inventar, cartea mare, balanțele de verificare | 5 ani | Art. 25 din Legea nr. 82/1991 |
| 4 | Financiar-contabil | II.2 | Situațiile financiare anuale | 10 ani | Art. 35 din Legea nr. 82/1991 |
| 5 | Financiar-contabil | II.3 | Facturi, extrase de cont, chitanțe și alte documente justificative | 5 ani | Art. 25 din Legea nr. 82/1991 |
| 6 | Financiar-contabil | II.4 | State de salarii | 5 ani (minim legal) | Se recomandă un termen mai lung, pentru dovedirea vechimii |
| 7 | Resurse umane | III.1 | Dosarele de personal ale salariaților | 75 ani | Termen stabilit prin practică |
| 8 | Resurse umane | III.2 | Foi colective de prezență (pontaje) | 5 ani | |
| 9 | Secretariat | IV.1 | Registrul de intrare-ieșire a corespondenței | 10 ani | |
| 10 | Arhivă | V.1 | Inventarele arhivistice, registrul de evidență și procesele-verbale de selecționare | Permanent | |
| 11 | |||||
| 12 |
Notă: termenele de 5 ani pentru documentele financiar-contabile se calculează de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite documentele.
Exemplele de categorii și termene din model sunt orientative. Nomenclatorul trebuie adaptat activității reale a organizației; în caz contrar apar documente care nu se regăsesc în el sau termene incorecte.
Întrebări frecvente
Pot folosi acest model ca nomenclator al organizației?
Modelul vă oferă structura corectă și câteva exemple. Nomenclatorul final trebuie să cuprindă toate categoriile de documente create efectiv de organizație și să fie aprobat de Arhivele Naționale.
Cine aprobă nomenclatorul arhivistic?
Mai întâi conducerea organizației, apoi Arhivele Naționale, prin serviciul județean competent; pentru organizațiile din București, Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale (art. 8 din Legea nr. 16/1996).