EVO DOC oferă servicii externalizate și intervenții specializate pentru organizațiile care doresc să își gestioneze mai eficient documentele fără să aloce permanent resurse interne pentru toate operațiunile arhivistice.
Prin serviciul Arhivist Mobil punem la dispoziția companiilor sprijin operațional la sediul acestora, în funcție de volumul de documente și de nevoile identificate. Intervențiile pot fi periodice sau stabilite în funcție de proiect.
Oferim, de asemenea, soluții personalizate pentru proiecte de reorganizare, prelucrarea documentelor de personal, structurarea informațiilor și digitalizarea evidențelor.
Ce include serviciul
Servicii externalizate
- Arhivist externalizat
- Arhivist Mobil: intervenții periodice la sediul clientului
- Prelucrarea arhivei la sediul beneficiarului
- Administrarea operațională a arhivei
- Suport pentru departamentele de resurse umane în gestionarea documentelor
Servicii pentru documente de personal
- Organizarea și prelucrarea dosarelor de personal
- Identificarea și extragerea informațiilor din documente
- Transcrierea informațiilor istorice în baze de date
- Digitalizarea și structurarea evidențelor de personal
- Prelucrarea documentelor necesare întocmirii adeverințelor de vechime
Proiecte speciale
- Constituirea bazelor de date din arhive fizice
- Introducerea și verificarea datelor
- Verificarea și corectarea evidențelor documentare
- Evaluarea arhivelor înaintea reorganizării unei companii
- Proiecte de reorganizare arhivistică
- Pregătirea arhivei pentru controale și audituri
- Organizarea documentelor în cadrul fuziunilor și reorganizărilor
- Prelucrarea arhivelor provenite din insolvență sau lichidare, în condițiile legii
- Inventarierea arhivelor transferate între sedii
- Migrarea arhivelor între sisteme
- Elaborarea procedurilor personalizate de gestionare a documentelor
Pentru adeverințele de vechime, EVO DOC prelucrează și structurează informațiile necesare. Adeverințele sunt emise de angajator sau de deținătorul arhivei.
Servicii detaliate
Ce spune legislația
Externalizarea operațiunilor de arhivă nu transferă răspunderea legală: creatorul documentelor rămâne răspunzător de arhiva proprie (art. 4 din Legea nr. 16/1996), iar pentru documentele contabile răspunderea revine administratorului (OMFP nr. 2634/2015, Anexa 1, pct. 37). De aceea, perimetrul intervenției, locul de desfășurare și persoanele cu acces la documente sunt stabilite în scris de la început.
Pentru documentele de personal, Codul muncii obligă angajatorul să elibereze, la cererea salariaților și a foștilor salariați, documente care atestă activitatea, durata acesteia, salariul și vechimea (art. 34 alin. (5) și art. 40 alin. (2) lit. h)). Potrivit art. 29 din Legea nr. 16/1996, creatorii și deținătorii de documente eliberează certificatele și copiile solicitate în cel mult 60 de zile.
Acces la experiență și resurse specializate, fără necesitatea dezvoltării unei structuri interne dedicate pentru fiecare activitate.
Pentru cine este potrivit
- Companii care nu dispun de un arhivar propriu
- Departamente de resurse umane care gestionează un număr mare de dosare de personal
- Organizații aflate în fuziune, reorganizare, insolvență sau lichidare
- Organizații care au nevoie de o echipă specializată pentru un proiect punctual
Cum lucrăm
Definirea necesarului
Stabilirea formulei: suport periodic sau proiect dedicat.
Alocarea echipei
Desemnarea specialiștilor și stabilirea calendarului de lucru.
Execuție la sediu
Intervențiile se desfășoară în spațiul în care se află documentele.
Raportare
Rezultatele și evidențele actualizate sunt predate beneficiarului.
Întrebări frecvente
Care este diferența dintre arhivistul externalizat și Arhivist Mobil?
Arhivistul externalizat preia activitatea de arhivă a companiei. Arhivist Mobil este forma flexibilă a acestui serviciu: intervenții periodice sau pe proiect, la sediul beneficiarului.
EVO DOC eliberează adeverințe de vechime?
Nu. EVO DOC prelucrează și structurează informațiile din documente necesare întocmirii adeverințelor. Adeverințele sunt emise de angajator sau de deținătorul arhivei.
Sunt preluate și proiecte punctuale?
Da. Pe lângă colaborările periodice, preluăm proiecte dedicate: reorganizări, fuziuni sau pregătirea arhivei pentru controale.