Arhivare fizică · Arhivare electronică · Document management

Soluții moderne de arhivare, adaptate fiecărei organizații

EVO DOC oferă soluții moderne și inovative de arhivare fizică, arhivare electronică și document management. Analizăm nevoile fiecărui client și construim soluția potrivită: o arhivă fizică organizată corect, o arhivă electronică ușor de folosit sau tranziția treptată către document management.

Soluții personalizate
Arhivă fizică și electronică
Document management

20+ani de experiențăai specialiștilor din echipă

100+proiecte finalizatepentru companii și instituții

360°acoperirede la documentul fizic la informația digitală

AIși software propriuaplicate în arhivare

Domenii de expertiză

Trei direcții, o singură echipă

Fiecare organizație are alte nevoi: o arhivă fizică în ordine, acces digital rapid la documente sau un sistem care gestionează întregul circuit al informației. Le acoperim pe toate, separat sau împreună.

Arhivare fizică

O arhivă fizică organizată corect

Documentele pe hârtie au în continuare un rol esențial: multe trebuie păstrate în original ani sau zeci de ani. Le organizăm după reguli clare, astfel încât orice dosar să poată fi găsit rapid și prezentat la nevoie.

Prelucrare arhivistică și inventariere
Evidența și administrarea arhivei
Selecționarea documentelor cu termen expirat

Arhivare fizică

Arhivare electronică

Documente digitalizate, ușor de regăsit

Scanăm, indexăm și organizăm documentele în format electronic, cu metadate care permit regăsirea lor în câteva secunde. Arhiva electronică funcționează împreună cu cea fizică, nu în locul ei.

Scanare, OCR și indexare
Arhivă electronică structurată
Corelarea cu evidența arhivei fizice

Arhivare electronică

Document management

Gestionarea inteligentă a documentelor

Pentru organizațiile care vor un circuit al documentelor clar și controlat, implementăm sisteme DMS: fluxuri de aprobare, drepturi de acces, registre electronice și automatizarea operațiunilor repetitive.

Implementare și configurare DMS
Fluxuri de aprobare și acces controlat
Tranziția etapizată către lucrul fără hârtie

Document management

Costul arhivei neorganizate

Cât vă costă documentele păstrate inutil?

Documentele cu termen de păstrare expirat continuă să ocupe spațiu și să genereze costuri lunare, fără să mai aducă nicio valoare organizației.

Exemplu de calcul

Cutii de arhivă

Cost depozitare (€ / cutie / lună)

Documente cu termen expirat (%)

Cost total de depozitare120.000 €pe an

Plătiți inutil pentru 4.000 cutii48.000 €pe an · 4.000 € pe lună

La 10.000 de cutii, un cost de 1 € pe cutie pe lună și 40% documente cu termen expirat, compania plătește 48.000 € pe an pentru documente care pot fi eliminate legal, prin selecționare. Valorile sunt orientative și pot fi modificate.

Spațiu plătit pentru nimic

Chirie, utilități și rafturi pentru documente care nu mai trebuie păstrate.

Timp pierdut

Căutarea unui dosar într-o arhivă neorganizată poate dura ore, nu secunde.

Riscuri legale

Neselecționarea la termen și păstrarea inutilă a datelor personale sunt sancționabile.

Risc de deteriorare

Umiditatea, incendiul sau dezordinea pot compromite documente încă necesare.

Selecționarea documentelor

Beneficii

Ce câștigă o organizație cu o arhivă bine gestionată?

Acces rapid

Orice document regăsit în câteva secunde, fizic sau electronic.

Spațiu eliberat

Rafturi și depozite reduse la documentele care trebuie păstrate.

Costuri reduse

Fără chirie, timp și resurse plătite pentru documente expirate.

Securitate și trasabilitate

Acces controlat și evidența fiecărei consultări.

Lucru de oriunde

Documentele digitalizate sunt disponibile echipei din orice locație.

Conformitate

Termene de păstrare și selecționare gestionate în limitele legii.

Arhiva nu trebuie să vă coste inutil

Scopul nostru este să vă oferim o experiență pozitivă: identificăm problemele pe care arhiva le ascunde de ani de zile, eliminăm costurile inutile și vă ajutăm să nu mai pierdeți bani, timp și resurse cu documentele.

Evaluarea inițială a arhivei este gratuită și fără obligații.

Solicitați evaluarea gratuită Scrieți-ne pe WhatsApp