Politica de confidențialitate

Această politică explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal ale persoanelor care vizitează site-ul evodoc.ro sau care ne contactează prin intermediul acestuia, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR) și cu Legea nr. 190/2018.

1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este EVO DOC S.R.L., CUI 51240130, nr. de ordine în Registrul Comerțului J2025007880006, cu sediul în București, România (denumită în continuare „EVO DOC” sau „noi”). Pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor ne puteți contacta la office@evodoc.ro.

2. Ce date prelucrăm

• Date transmise prin formulare (programarea evaluării gratuite, contact, înscriere pentru lansarea aplicației): nume și prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, denumirea companiei, localitatea arhivei, serviciul de interes, volumul estimat al arhivei, data, intervalul orar și modalitatea preferate pentru evaluare și conținutul mesajului. Testul de conformitate și calculatorul de estimare funcționează exclusiv în browser: răspunsurile și valorile introduse nu ne sunt transmise și nu sunt stocate.
• Date transmise prin e-mail, telefon sau WhatsApp, atunci când ne contactați direct: datele de contact și conținutul comunicării.
• Date tehnice colectate automat de serverul de găzduire la accesarea site-ului: adresa IP, data și ora accesării, pagina solicitată, tipul de browser și sistemul de operare (jurnale de server).
• Date pentru protecția formularelor împotriva abuzului: la trimiterea unui formular, păstrăm pe server, cel mult 48 de ore, o amprentă criptografică (hash) a adresei IP și a adresei de e-mail, din care acestea nu pot fi reconstituite fără cheia serverului. Amprenta este folosită exclusiv pentru limitarea numărului de mesaje și de confirmări automate.

Nu prelucrăm categorii speciale de date (de exemplu, date privind sănătatea) prin intermediul site-ului și vă rugăm să nu le includeți în mesaje.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

Furnizarea datelor este voluntară. Fără datele de contact nu vă putem însă răspunde la solicitare. Nu folosim datele pentru decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată și nu realizăm profilare.

4. Cât timp păstrăm datele

• Solicitările și corespondența care nu se finalizează printr-un contract: cel mult 2 ani de la ultima comunicare.
• Amprentele folosite pentru protecția formularelor: cel mult 48 de ore.
• Datele aferente contractelor încheiate: pe durata contractului și ulterior pe durata termenelor de prescripție și a termenelor legale de păstrare a documentelor contabile.
• Datele pentru informarea la lansarea aplicației: până la lansare sau până la retragerea consimțământului.
• Jurnalele de server: pe durata stabilită de furnizorul de găzduire, de regulă câteva săptămâni.

5. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem datele cu caracter personal. Datele pot fi accesate, strict în măsura necesară, de:

• furnizorul serviciilor de găzduire web și e-mail, care acționează ca persoană împuternicită de operator;
• furnizori de servicii contabile, juridice sau IT, pe bază contractuală și cu obligație de confidențialitate;
• autorități publice, atunci când legea ne obligă.

Dacă alegeți să ne contactați prin WhatsApp, comunicarea are loc prin serviciul WhatsApp, furnizat de WhatsApp Ireland Limited (grupul Meta), care prelucrează datele în calitate de operator independent, conform propriei politici de confidențialitate. Această prelucrare poate implica transferuri de date în afara Spațiului Economic European, realizate de furnizor în baza mecanismelor prevăzute de GDPR.

6. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor: conexiune criptată (HTTPS), acces limitat la persoanele care au nevoie de date pentru îndeplinirea atribuțiilor și obligații de confidențialitate.

7. Datele din documentele beneficiarilor

În cadrul serviciilor de arhivare, digitalizare și administrare a documentelor, EVO DOC poate avea acces la date cu caracter personal cuprinse în documentele beneficiarilor. Aceste prelucrări nu fac obiectul prezentei politici: ele se desfășoară în calitate de persoană împuternicită de operator, exclusiv pe baza instrucțiunilor beneficiarului și a contractului încheiat cu acesta, conform art. 28 GDPR.

8. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele prelucrate (art. 15);
• dreptul la rectificarea datelor inexacte (art. 16);
• dreptul la ștergerea datelor (art. 17);
• dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
• dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
• dreptul de opoziție, inclusiv față de prelucrările întemeiate pe interesul legitim (art. 21);
• dreptul de a vă retrage oricând consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți scrie la office@evodoc.ro. Vă răspundem fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit în condițiile art. 12 GDPR.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

9. Minori

Site-ul se adresează companiilor și instituțiilor. Nu colectăm în mod intenționat date de la persoane sub 16 ani.

10. Cookie-uri

Informațiile despre cookie-uri se găsesc în Politica de cookie-uri.

11. Modificări

Putem actualiza această politică pentru a reflecta modificări legislative sau ale modului de prelucrare. Versiunea în vigoare este publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări.