- Acasă
- Arhivare fizică
Arhivare fizică a documentelor
Documentele pe hârtie trebuie păstrate ani sau zeci de ani, în ordine și conform legii. EVO DOC organizează arhiva fizică astfel încât orice dosar să poată fi găsit rapid, iar documentele cu termen împlinit să poată fi eliminate legal.
Arhivare fizică, pe scurt
Arhivarea fizică reprezintă ansamblul operațiunilor prin care documentele pe hârtie sunt constituite în dosare, ordonate, inventariate, păstrate în condiții corespunzătoare și, la împlinirea termenelor, selecționate. Este o obligație a oricărei organizații care creează documente, potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
În practică, multe arhive sunt formate din bibliorafturi și cutii acumulate în timp, fără inventare și fără o evidență clară. Specialiștii EVO DOC preiau arhiva în starea în care se află și o aduc la standardul cerut de lege, la sediul beneficiarului, în București și în toată țara.
Ce include arhivarea fizică
- Ordonarea documentelor și constituirea dosarelor conform nomenclatorului
- Numerotarea filelor, legarea și etichetarea dosarelor
- Întocmirea inventarelor arhivistice
- Organizarea depozitului de arhivă și a evidenței (registrul de intrări și ieșiri)
- Elaborarea sau actualizarea nomenclatorului arhivistic
- Selecționarea documentelor cu termen de păstrare împlinit
- Predarea documentelor pentru distrugere în condiții de siguranță
- Administrarea periodică a arhivei, prin Arhivist Mobil
Prelucrare arhivistică
Ordonare, constituire, numerotare și inventariere, de la 80 € pe metru liniar.
DetaliiEvidența și administrarea arhivei
Registre, depozit organizat și proceduri de arhivare aplicate.
DetaliiSelecționarea documentelor
Eliminarea legală a documentelor cu termen împlinit, de la 60 € pe metru liniar.
DetaliiArhivist Mobil
Specialistul EVO DOC la sediul dumneavoastră, de la 20 € pe oră.
DetaliiEtapele unui proiect de arhivare fizică
Evaluare gratuită
Stabilim volumul, starea documentelor și evidențele existente.
Prelucrare arhivistică
Ordonăm documentele, constituim dosarele și întocmim inventarele.
Depozit și evidență
Organizăm spațiul de arhivă și registrul de evidență.
Administrare și selecționare
Menținem arhiva în ordine și eliminăm legal documentele expirate.
Ce spune legislația
Legea nr. 16/1996 obligă fiecare creator de documente să își întocmească nomenclatorul arhivistic, aprobat de Arhivele Naționale (art. 8), să predea dosarele la arhivă în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, și să țină registrul de evidență a intrărilor și ieșirilor de documente din arhivă (art. 9).
Documentele se păstrează în spații amenajate, care le asigură integritatea (art. 12), iar cele cu termen de păstrare împlinit se elimină numai prin selecționare, cu aprobarea Arhivelor Naționale (art. 11). Organizația desemnează o persoană sau un compartiment responsabil de activitatea de arhivă (art. 31). Nerespectarea acestor obligații constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 la 25.000 lei (art. 36–37).
Ce câștigă organizația
Orice dosar, găsit rapid
Inventarele arată exact unde se află fiecare document.
Conformitate la control
Nomenclator, inventare și registre întocmite conform legii.
Costuri reduse
Documentele expirate sunt eliminate legal, iar spațiul se eliberează.
Răspundere clară
Fiecare predare și consultare este documentată.
Documente protejate
Condiții de păstrare care previn deteriorarea și accesul neautorizat.
Pregătire pentru digitalizare
O arhivă ordonată se scanează mai rapid și mai ieftin.
Despre arhivare fizică
Ce înseamnă arhivare fizică?
Arhivarea fizică este organizarea documentelor pe hârtie: constituirea dosarelor, ordonarea, inventarierea, păstrarea în condiții corespunzătoare și selecționarea celor cu termen de păstrare împlinit, conform Legii nr. 16/1996.
Mai este nevoie de arhivă fizică dacă documentele sunt scanate?
Da, pentru majoritatea categoriilor de documente. Originalele se păstrează până la împlinirea termenului de păstrare, cu excepția situațiilor în care legea permite expres păstrarea exclusiv electronică, cum este cazul documentelor financiar-contabile.
Cât costă arhivarea fizică?
Prelucrarea arhivistică pornește de la 80 € pe metru liniar, iar selecționarea documentelor de la 60 € pe metru liniar. Pentru administrarea periodică, Arhivist Mobil pornește de la 20 € pe oră. Valoarea exactă se stabilește după evaluarea gratuită.
Lucrați la sediul nostru?
Da. Lucrările de arhivare fizică se desfășoară la sediul beneficiarului, în București și în toată țara.
Vă interesează și arhivare electronică? Documente digitalizate, indexate și ușor de regăsit, cu acces controlat. Consultați și procedura de arhivare și termenele de păstrare a documentelor.
Începeți cu o evaluare gratuită
Un specialist EVO DOC analizează arhiva organizației și vă propune soluția potrivită, cu etape, termene și costuri clare.
Evaluarea inițială a arhivei este gratuită și fără obligații.