Ce este nomenclatorul arhivistic
Nomenclatorul arhivistic este lista tuturor categoriilor de documente create de o organizație, grupate pe compartimente, cu termenul de păstrare pentru fiecare categorie.
Potrivit art. 8 din Legea nr. 16/1996, nomenclatorul se întocmește de fiecare creator pentru documentele proprii și se aprobă de Arhivele Naționale sau de serviciile județene ale acestora; pentru organizațiile din București, de Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale. Lipsa nomenclatorului constituie contravenție (art. 36).
Conținutul nomenclatorului
- Compartimentele organizației (de exemplu: conducere, financiar-contabil, resurse umane, juridic, comercial).
- Pentru fiecare compartiment, categoriile de documente create.
- Termenul de păstrare pentru fiecare categorie.
- Observații, acolo unde este cazul, inclusiv trimiteri la legislația specifică.
Stabilirea termenelor de păstrare
Termenele de păstrare se stabilesc pe baza legislației care reglementează fiecare tip de document: legislația contabilă, legislația muncii, legislația fiscală, reglementările specifice domeniului de activitate și normele arhivistice. Pentru anumite categorii, termenul este permanent.
Etapele de întocmire
- Analiza structurii organizatorice și a fluxurilor de documente.
- Identificarea tuturor categoriilor de documente create de fiecare compartiment.
- Stabilirea termenelor de păstrare pe baza legislației aplicabile.
- Redactarea nomenclatorului și aprobarea lui de conducerea organizației.
- Aprobarea de către Arhivele Naționale (pentru București, Serviciul Municipiului București), conform art. 8.
- Aplicarea nomenclatorului la constituirea dosarelor și instruirea personalului.
Actualizarea nomenclatorului
Nomenclatorul se actualizează atunci când apar compartimente sau activități noi, când se modifică structura organizației sau când se schimbă legislația privind termenele de păstrare.
Întrebări frecvente
Poate fi utilizat un model de nomenclator preluat de pe internet?
Un model este util pentru înțelegerea structurii, însă nomenclatorul trebuie adaptat activității reale a organizației. În caz contrar apar documente care nu se regăsesc în nomenclator sau termene incorecte.
Cine răspunde de nomenclator?
Organizația, prin persoana sau compartimentul responsabil de arhivă. Elaborarea se poate realiza cu sprijinul unor specialiști.
Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Pentru situația concretă a organizației dumneavoastră, recomandăm consultarea unui specialist.