Ce trebuie să știți
- Până în 2023, statele de salarii se păstrau 50 de ani. Legea nr. 36/2023 le-a inclus în regimul general de 5 ani al documentelor justificative.
- Codul muncii obligă angajatorul să elibereze, la cererea salariaților și a foștilor salariați, documente care atestă activitatea, salariul și vechimea (art. 34 alin. (5)). Fără statele de plată, aceste adeverințe sunt greu de întocmit.
- Multe organizații păstrează în continuare statele de salarii pe termene lungi, prin nomenclatorul arhivistic aprobat, tocmai pentru a putea răspunde solicitărilor foștilor angajați.
Cum se calculează termenul
Termenul de 5 ani se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite documentele. De exemplu, statele de salarii din exercițiul financiar 2025 pot fi propuse spre eliminare după 1 iulie 2031, prin procedura de selecționare.
Pentru documentele întocmite înainte de 2023 pot fi aplicabile termenele anterioare modificărilor aduse de Legea nr. 36/2023. Recomandăm prudență la eliminarea acestora.
Ce faceți după împlinirea termenului
Documentele cu termen de păstrare împlinit nu se aruncă direct. Ele se elimină numai prin procedura de selecționare: comisie numită prin decizie, proces-verbal aprobat de Arhivele Naționale și predare pentru distrugere în condiții de siguranță. Pașii sunt descriși în ghidul selecționării, iar documentele necesare le găsiți în modelele noastre gratuite.
Întrebări frecvente
Mai trebuie păstrate 50 de ani statele de salarii?
Termenul legal minim este acum de 5 ani. Pentru statele întocmite înainte de 2023 pot fi aplicabile termenele anterioare, iar pentru dovedirea vechimii recomandăm păstrarea lor pe un termen mai lung, stabilit prin nomenclator.
Pot distruge statele de salarii după 5 ani?
Numai prin procedura de selecționare: comisie, proces-verbal aprobat de Arhivele Naționale și predare pentru distrugere. Înainte de eliminare, verificați dacă nu mai sunt necesare pentru adeverințe de vechime.
Informațiile au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Termenul aplicabil este cel din nomenclatorul arhivistic aprobat al organizației. Pentru situația dumneavoastră concretă, recomandăm consultarea unui specialist.