Departamentele de resurse umane gestionează unele dintre cele mai sensibile documente ale unei organizații: contracte, acte adiționale, decizii, state de plată și documente cu date cu caracter personal. Salariații și foștii salariați pot solicita oricând documente privind activitatea lor, iar calitatea răspunsului depinde de modul în care este organizată arhiva.
EVO DOC prelucrează și structurează dosarele de personal, digitalizează evidențele și extrage informațiile necesare, inclusiv pentru întocmirea adeverințelor de vechime.
Ce include serviciul
- Organizarea și prelucrarea dosarelor de personal
- Inventarierea dosarelor salariaților activi și ale foștilor salariați
- Identificarea și extragerea informațiilor din documente
- Transcrierea informațiilor istorice în baze de date
- Digitalizarea și structurarea evidențelor de personal
- Prelucrarea documentelor necesare întocmirii adeverințelor de vechime
- Suport pentru departamentele și firmele de resurse umane
EVO DOC prelucrează și structurează informațiile necesare adeverințelor. Adeverințele sunt emise de angajator sau de deținătorul arhivei.
Ce spune legislația
Codul muncii obligă angajatorul să elibereze, la cererea salariaților și a foștilor salariați, documente care atestă activitatea desfășurată, durata acesteia, salariul și vechimea în muncă, în meserie și în specialitate (art. 34 alin. (5) și art. 40 alin. (2) lit. h)). Întocmirea și păstrarea dosarului de personal sunt reglementate prin hotărârea Guvernului privind registrul general de evidență a salariaților.
Documentele cu valoare practică, pe baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale, se păstrează de creatori (art. 16 din Legea nr. 16/1996), iar termenele concrete se stabilesc prin nomenclatorul arhivistic al organizației. Prelucrarea acestor documente respectă cerințele GDPR.
Dosare de personal complete și ușor de consultat, răspunsuri rapide la solicitările salariaților și ale foștilor salariați, date cu caracter personal protejate.
Pentru cine este potrivit
- Departamente de resurse umane care gestionează un număr mare de dosare
- Firme de HR și payroll care administrează documente pentru clienții lor
- Organizații care primesc frecvent solicitări de adeverințe de vechime
- Companii aflate în reorganizare, fuziune sau lichidare
Cum lucrăm
Evaluarea dosarelor
Volumul, perioada acoperită și starea documentelor.
Prelucrare
Ordonare, completarea evidențelor și inventariere.
Digitalizare
Opțional, cu extragerea datelor în baze de date.
Predarea evidențelor
Dosare organizate și evidențe actualizate.
Întrebări frecvente
EVO DOC eliberează adeverințe de vechime?
Nu. EVO DOC prelucrează și structurează informațiile necesare. Adeverințele sunt emise de angajator sau de deținătorul arhivei, în termenul prevăzut de lege.
Cât timp se păstrează dosarele de personal?
Termenul se stabilește prin nomenclatorul arhivistic al organizației. Documentele pe baza cărora se eliberează certificate privind drepturile individuale au valoare practică și se păstrează de creator (art. 16 din Legea nr. 16/1996).
Lucrați și pentru firme de HR?
Da. Preluăm prelucrarea dosarelor de personal pe care firmele de HR le gestionează pentru clienții lor.
Informații utile
- Termen de păstrare a documentelor în arhivă: tabel complet 2026Tabel cu termenele de păstrare pentru peste 50 de documente: contabile, de personal, SSM, societare, GDPR și evidențe de arhivă.
- Obligațiile arhivistice ale unei firme în RomâniaOrice companie creează documente și are obligații legale privind evidența și păstrarea lor. O prezentare structurată, cu trimiteri la lege.