Sursa termenelor de păstrare
Termenele de păstrare sunt stabilite de legislația specifică fiecărei categorii de documente și sunt preluate în nomenclatorul arhivistic al organizației, aprobat conform art. 8 din Legea nr. 16/1996. Nomenclatorul este, prin urmare, documentul de referință pentru fiecare dosar.
Tabel cu termenele de păstrare
Termenele din tabel au caracter orientativ. Unele sunt stabilite expres de lege, caz în care temeiul este indicat în ultima coloană; altele reflectă practica uzuală și pot diferi în funcție de nomenclatorul arhivistic aprobat al fiecărei organizații, de domeniul de activitate și de modificările legislative ulterioare. Pentru documentele contabile întocmite înainte de 2023 pot fi aplicabile termenele anterioare (10 ani pentru registre și 50 de ani pentru statele de salarii); recomandăm prudență la eliminarea acestora.
Documente financiar-contabile
Termenele de 5 ani se calculează de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite documentele (Legea nr. 82/1991, art. 25, modificat prin Legea nr. 36/2023).
| Document | Termen de păstrare | Temei |
|---|---|---|
| Registrul-jurnal | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Registrul-inventar | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Cartea mare | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Balanța de verificare | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Situațiile financiare anuale | 10 ani | Legea nr. 82/1991, art. 35 |
| Facturi emise și primite | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Extrase de cont bancare | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Chitanțe și registrul de casă | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Bonuri fiscale și rapoarte Z | 5 ani | OUG nr. 28/1999, modificată prin Legea nr. 36/2023 |
| Note de intrare-recepție (NIR) și avize de însoțire | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Ordine de plată | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Deconturi de cheltuieli și de deplasare | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Documente de inventariere a patrimoniului | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 |
| Fișe ale mijloacelor fixe și documente de proveniență a bunurilor | Pe durata de viață utilă a bunului | OMFP nr. 2634/2015, Anexa 1, pct. 40 |
| Declarații fiscale (D300, D394, D100, D101 etc.) | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25; corelat cu termenul de prescripție fiscală |
| Declarația 112 | 5 ani (minim legal) | Legea nr. 82/1991, art. 25; recomandat termen mai lung prin nomenclator |
| State de salarii / state de plată | 5 ani (minim legal) | Legea nr. 82/1991, art. 25; recomandat termen mai lung prin nomenclator, pentru dovada vechimii |
| Contracte comerciale (clienți, furnizori) | 5 ani de la încetarea contractului | Orientativ, corelat cu art. 25 din Legea nr. 82/1991 |
| Documente privind creditele și leasingul | 5 ani de la finalizarea contractului | Orientativ, corelat cu art. 25 din Legea nr. 82/1991 |
Documente de personal și salarizare
Pentru documentele de personal, legea nu stabilește un termen unic. Termenele de mai jos reflectă practica uzuală în nomenclatoarele arhivistice, ținând cont că aceste documente au valoare practică pentru dovedirea vechimii și a drepturilor de pensie (art. 16 din Legea nr. 16/1996).
| Document | Termen de păstrare | Temei |
|---|---|---|
| Dosarul de personal | 75 ani | Orientativ (practică în nomenclatoare) |
| Contractul individual de muncă și actele adiționale | 75 ani | Orientativ, ca parte a dosarului de personal |
| Decizii de angajare, modificare și încetare | 75 ani | Orientativ, ca parte a dosarului de personal |
| Fișa postului | 75 ani | Orientativ, ca parte a dosarului de personal |
| Evaluări anuale ale performanței | 75 ani | Orientativ, dacă fac parte din dosarul de personal |
| Extrase din registrul general de evidență a salariaților (Revisal / REGES) | 75 ani | Orientativ, ca parte a dosarului de personal |
| Foi colective de prezență / pontaje | 5 ani (minim legal) | Legea nr. 82/1991, art. 25 (documente justificative pentru salarizare) |
| Certificate de concediu medical | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25 (documente justificative) |
| Cereri și evidența concediilor de odihnă | 5 ani | Orientativ |
| Copii ale adeverințelor eliberate salariaților | 5 ani | Orientativ |
| Regulamentul intern și contractul colectiv de muncă | Permanent | Orientativ |
| Dosare ale candidaților neangajați | Durata recrutării; mai mult numai cu acordul candidatului | GDPR, art. 5 alin. (1) lit. e) |
Sănătate și securitate în muncă (SSM) și situații de urgență
| Document | Termen de păstrare | Temei |
|---|---|---|
| Fișe individuale de instruire SSM | Pe durata raporturilor de muncă (minim legal); ulterior, conform nomenclatorului | HG nr. 1425/2006, art. 81 alin. (5) |
| Copia fișei de aptitudine (medicina muncii) | Împreună cu fișa de instruire SSM | HG nr. 1425/2006, art. 81 alin. (4) |
| Dosare de cercetare a accidentelor de muncă | 50 ani | Orientativ (practică; legea nu prevede un termen expres) |
| Evaluarea riscurilor | 10 ani de la actualizare | Orientativ |
| Avize și autorizații de securitate la incendiu (ISU) | Permanent, pe durata existenței construcției | Orientativ |
Documente societare și juridice
| Document | Termen de păstrare | Temei |
|---|---|---|
| Actul constitutiv și modificările acestuia | Permanent | Orientativ (documente cu păstrare permanentă) |
| Hotărârile AGA și deciziile administratorului | Permanent | Orientativ |
| Registrul asociaților / acționarilor | Permanent | Orientativ |
| Certificate și documente ONRC | Permanent | Orientativ |
| Dosare de litigii | 10 ani de la soluționarea definitivă | Orientativ |
| Procuri și împuterniciri | 5 ani de la expirare | Orientativ |
| Autorizații și avize de funcționare | Pe durata activității, apoi 5 ani | Orientativ |
Corespondență, achiziții și protecția datelor
| Document | Termen de păstrare | Temei |
|---|---|---|
| Registrul de intrare-ieșire a corespondenței | 10 ani | Orientativ |
| Corespondența generală | 3 ani | Orientativ |
| Dosare de achiziții și oferte | 5 ani | Legea nr. 82/1991, art. 25, dacă stau la baza înregistrărilor contabile |
| Registrul activităților de prelucrare (GDPR) | Pe toată durata prelucrărilor, actualizat | GDPR, art. 30 |
| Consimțăminte privind prelucrarea datelor | Pe durata prelucrării și a termenului de prescripție | Orientativ, GDPR, art. 7 alin. (1) |
| Înregistrări video ale salariaților (CCTV) | Maximum 30 de zile | Legea nr. 190/2018, art. 5 |
Evidențe de arhivă
| Document | Termen de păstrare | Temei |
|---|---|---|
| Nomenclatorul arhivistic | Permanent | Legea nr. 16/1996, art. 8 |
| Inventarele arhivistice | Permanent | Legea nr. 16/1996 |
| Registrul de evidență a intrărilor și ieșirilor din arhivă | Permanent | Legea nr. 16/1996, art. 9 |
| Procese-verbale de selecționare | Permanent | Legea nr. 16/1996, art. 11 |
| Procese-verbale de predare-primire a documentelor eliminate | Permanent | Orientativ |
Documentele contabile: 5 ani, după modificările din 2023
Legea nr. 36/2023 a modificat art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991. În prezent, registrele contabile obligatorii și documentele justificative, inclusiv statele de salarii, se păstrează cel puțin 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite.
Excepții importante: situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani (art. 35 din Legea nr. 82/1991), iar documentele care atestă proveniența bunurilor cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe toată durata de viață utilă a acestora (OMFP nr. 2634/2015, Anexa 1, pct. 40).
Exemplu: documentele justificative din exercițiul financiar 2025 pot fi propuse spre eliminare după 1 iulie 2031, cu parcurgerea procedurii de selecționare.
Documentele de personal
Documentele pe baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale au valoare practică și se păstrează de creator (art. 16 din Legea nr. 16/1996). Codul muncii obligă angajatorul să elibereze, la cererea salariaților și a foștilor salariați, documente care atestă activitatea, salariul și vechimea (art. 34 alin. (5)).
Din acest motiv, deși termenul contabil al statelor de salarii a fost redus la 5 ani, multe organizații stabilesc prin nomenclator termene mai lungi pentru documentele necesare dovedirii vechimii.
Documentele cu date cu caracter personal
GDPR consacră principiul limitării stocării (art. 5 alin. (1) lit. e)): datele nu se păstrează mai mult decât este necesar. Acest principiu nu anulează termenele legale de păstrare (art. 6 alin. (1) lit. c) și art. 17 alin. (3) lit. b)), însă presupune ca, la împlinirea lor, documentele să fie eliminate corect, iar până atunci accesul să fie limitat.
La împlinirea termenului
Documentele cu termen de păstrare împlinit nu se elimină direct. Ele trec prin selecționare: comisie, proces-verbal, inventare și aprobarea Arhivelor Naționale, urmate de predarea pentru distrugere. Pașii sunt descriși în ghidul dedicat selecționării.
Documentele cu păstrare permanentă
Anumite documente nu se elimină niciodată, de exemplu actele de constituire ale companiei sau documentele cu valoare istorică. Acestea fac parte din Fondul Arhivistic Național și se depun la Arhivele Naționale în condițiile art. 13 din Legea nr. 16/1996.
Întrebări frecvente
Mai sunt valabile termenele de 10 și 50 de ani pentru documentele contabile?
Nu, pentru majoritatea documentelor. Din 2023, registrele contabile și documentele justificative, inclusiv statele de salarii, se păstrează cel puțin 5 ani. Termenul de 10 ani rămâne pentru situațiile financiare anuale.
De la ce dată se calculează termenul pentru documentele contabile?
De la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite documentele (art. 25 din Legea nr. 82/1991).
Ce se întâmplă în lipsa nomenclatorului?
Fără nomenclator aprobat, termenele nu pot fi aplicate corect, iar lipsa lui constituie contravenție. Primul pas este elaborarea și aprobarea nomenclatorului.
Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Pentru situația concretă a organizației dumneavoastră, recomandăm consultarea unui specialist.