Ce trebuie să știți
- Documentele pe baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale au valoare practică și se păstrează de creator (art. 16 din Legea nr. 16/1996).
- Dosarul de personal cuprinde, de regulă, contractul individual de muncă, actele adiționale, deciziile de angajare, modificare și încetare, fișa postului și actele de studii depuse.
- Dosarele de personal conțin date cu caracter personal, deci accesul trebuie limitat la persoanele autorizate, conform GDPR.
- La încetarea activității angajatorului, dosarele de personal nu se distrug; ele se predau în condițiile legii, pentru ca foștii salariați să poată obține documentele necesare.
Ce faceți după împlinirea termenului
Documentele cu termen de păstrare împlinit nu se aruncă direct. Ele se elimină numai prin procedura de selecționare: comisie numită prin decizie, proces-verbal aprobat de Arhivele Naționale și predare pentru distrugere în condiții de siguranță. Pașii sunt descriși în ghidul selecționării, iar documentele necesare le găsiți în modelele noastre gratuite.
Întrebări frecvente
Pot păstra dosarele de personal doar scanate?
Varianta electronică facilitează accesul, însă originalele pe hârtie trebuie păstrate pe durata stabilită, cu excepția situațiilor în care legea permite expres înlocuirea lor cu documente electronice cu valoare juridică.
Ce fac cu dosarele foștilor angajați?
Se păstrează în arhiva organizației, pe termenul din nomenclator, pentru eliberarea adeverințelor de vechime și a altor documente solicitate.
Informațiile au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Termenul aplicabil este cel din nomenclatorul arhivistic aprobat al organizației. Pentru situația dumneavoastră concretă, recomandăm consultarea unui specialist.