Ce trebuie să știți
- Termenul se aplică atât facturilor pe hârtie, cât și celor electronice, inclusiv celor transmise prin sistemul RO e-Factura.
- Facturile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață utilă mai mare de 5 ani (de exemplu, mijloace fixe) se păstrează pe toată durata de viață utilă a bunului (OMFP nr. 2634/2015, Anexa 1, pct. 40).
- Facturile pot fi păstrate și în format electronic, cu respectarea condițiilor privind integritatea și autenticitatea documentelor.
Cum se calculează termenul
Termenul de 5 ani se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite documentele. De exemplu, facturile emise și primite în exercițiul financiar 2025 pot fi propuse spre eliminare după 1 iulie 2031, prin procedura de selecționare.
Pentru documentele întocmite înainte de 2023 pot fi aplicabile termenele anterioare modificărilor aduse de Legea nr. 36/2023. Recomandăm prudență la eliminarea acestora.
Ce faceți după împlinirea termenului
Documentele cu termen de păstrare împlinit nu se aruncă direct. Ele se elimină numai prin procedura de selecționare: comisie numită prin decizie, proces-verbal aprobat de Arhivele Naționale și predare pentru distrugere în condiții de siguranță. Pașii sunt descriși în ghidul selecționării, iar documentele necesare le găsiți în modelele noastre gratuite.
Întrebări frecvente
Facturile electronice din RO e-Factura trebuie păstrate separat?
Da. Organizația are obligația de a păstra facturile pe întreaga durată legală, indiferent de formatul lor, astfel încât să poată fi prezentate la control.
Ce se întâmplă cu facturile pentru echipamente sau clădiri?
Dacă atestă proveniența unui bun cu durată de viață mai mare de 5 ani, se păstrează pe toată durata de viață utilă a bunului.
Informațiile au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Termenul aplicabil este cel din nomenclatorul arhivistic aprobat al organizației. Pentru situația dumneavoastră concretă, recomandăm consultarea unui specialist.