Facturi, extrase de cont, registre, balanțe, state de salarii și situații financiare: arhiva contabilă crește rapid și devine dificil de utilizat dacă nu este organizată de la început.
EVO DOC prelucrează documentele contabile după reguli clare, le inventariază și, la cerere, le digitalizează. Lucrăm atât pentru companii, cât și pentru firmele de contabilitate care gestionează documentele clienților.
Ce include serviciul
- Ordonarea documentelor contabile pe ani și categorii
- Constituirea dosarelor și numerotarea filelor
- Inventarierea pe termene de păstrare
- Separarea categoriilor cu termene diferite de păstrare
- Digitalizarea și indexarea documentelor (opțional)
- Pregătirea arhivei pentru controale fiscale și audituri
- Pregătirea selecționării, la împlinirea termenelor
Ce spune legislația
Potrivit art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023, registrele contabile obligatorii și documentele justificative, inclusiv statele de salarii, se păstrează cel puțin 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar. Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani (art. 35), iar documentele privind proveniența bunurilor cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe toată durata de viață utilă a acestora (OMFP nr. 2634/2015, Anexa 1, pct. 40).
Organizația poate stabili prin nomenclator termene mai lungi pentru documentele cu valoare practică, de exemplu pentru dovada vechimii în muncă. La împlinirea termenelor, eliminarea se face numai prin selecționare, conform art. 11 din Legea nr. 16/1996 și pct. 43 din Anexa 1 la OMFP nr. 2634/2015.
O arhivă contabilă ordonată, în care orice document este regăsit rapid la un control, și termene de păstrare urmărite corect.
Pentru cine este potrivit
- Companii cu un volum mare de documente contabile
- Firme de contabilitate care gestionează documentele clienților
- Organizații care se pregătesc pentru un control fiscal sau un audit
Cum lucrăm
Evaluarea arhivei
Anii acoperiți, volumul și categoriile de documente.
Ordonare
Gruparea documentelor pe ani, categorii și termene.
Inventariere
Întocmirea inventarelor și etichetarea dosarelor.
Digitalizare, opțional
Pentru acces rapid la documentele consultate frecvent.
Întrebări frecvente
Cât timp se păstrează documentele contabile?
Registrele contabile obligatorii și documentele justificative, inclusiv statele de salarii, se păstrează cel puțin 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar. Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani (Legea nr. 82/1991, art. 25 și art. 35).
Lucrați cu firme de contabilitate?
Da. Preluăm arhivarea documentelor pe care firmele de contabilitate le gestionează pentru clienții lor.
Se pot păstra documentele contabile doar în format scanat?
OMFP nr. 2634/2015 (Anexa 1, pct. 36) permite păstrarea documentelor financiar-contabile pe suport electronic, inclusiv a celor convertite din format hârtie. Înainte de renunțarea la originale, verificăm împreună cerințele aplicabile fiecărei categorii.
Informații utile
- Termen de păstrare a documentelor în arhivă: tabel complet 2026Tabel cu termenele de păstrare pentru peste 50 de documente: contabile, de personal, SSM, societare, GDPR și evidențe de arhivă.
- Selecționarea documentelor: etapele proceduriiEliminarea legală a documentelor cu termen de păstrare împlinit: comisie, proces-verbal, aprobare și distrugere.