Cine are obligații arhivistice
Legea nr. 16/1996, republicată și modificată ulterior, se aplică tuturor creatorilor și deținătorilor de documente, publici sau privați. O companie care emite facturi, încheie contracte sau are salariați creează documente și intră, așadar, sub incidența legii.
Potrivit art. 4, creatorii și deținătorii de documente răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea acestora.
Obligațiile principale
- Desemnarea unei persoane sau a unui compartiment responsabil de activitatea de arhivă (art. 31).
- Întocmirea nomenclatorului arhivistic și aprobarea lui de Arhivele Naționale (art. 8).
- Constituirea anuală a dosarelor conform nomenclatorului (art. 8).
- Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire (art. 9).
- Ținerea registrului de evidență a intrărilor și ieșirilor de documente din arhivă (art. 9).
- Păstrarea documentelor în spații amenajate, care le asigură integritatea (art. 12).
- Selecționarea documentelor cu termen de păstrare împlinit, prin comisie și cu aprobarea Arhivelor Naționale (art. 11).
- Comunicarea către Arhivele Naționale, în 30 de zile, a înființării, reorganizării sau desființării organizației (art. 41).
Nomenclatorul arhivistic
Nomenclatorul este lista documentelor create de fiecare compartiment, cu termenul de păstrare al fiecărei categorii. Reprezintă fundamentul întregii activități de arhivă: pe baza lui se constituie dosarele, se întocmesc inventarele și se realizează selecționarea. Modul de elaborare este detaliat în ghidul dedicat nomenclatorului arhivistic.
Legislația specifică fiecărui tip de document
Pe lângă Legea nr. 16/1996, termenele de păstrare și modul de arhivare depind de legislația specifică: Legea contabilității nr. 82/1991 și OMFP nr. 2634/2015 pentru documentele financiar-contabile, Codul muncii pentru evidența personalului, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice și Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) pentru documentele care conțin date cu caracter personal.
Sancțiuni și riscuri
Nerespectarea obligațiilor arhivistice (lipsa nomenclatorului, neselecționarea documentelor la termen, păstrarea necorespunzătoare) constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 la 25.000 lei (art. 36–37).
Dincolo de sancțiuni, o arhivă neorganizată generează riscuri practice: documente care nu pot fi prezentate la un control fiscal, solicitări ale foștilor salariați care nu pot fi soluționate, date cu caracter personal expuse și costuri de depozitare pentru documente care puteau fi eliminate legal.
Întrebări frecvente
Și companiile mici au obligații arhivistice?
Da. Legea se aplică tuturor creatorilor de documente. Volumul și complexitatea diferă, însă obligațiile de bază sunt aceleași.
Activitatea de arhivă poate fi externalizată?
Operațiunile pot fi externalizate, însă răspunderea pentru arhivă rămâne la creator (art. 4). De aceea este esențială colaborarea cu specialiști care cunosc în detaliu normele aplicabile.
Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Pentru situația concretă a organizației dumneavoastră, recomandăm consultarea unui specialist.