Ce este procedura de arhivare
Procedura de arhivare traduce obligațiile din Legea nr. 16/1996 în reguli concrete pentru organizație: cine constituie dosarele, când și cum se predau la arhivă, cine are acces la documente și cum se elimină cele cu termen de păstrare împlinit.
În instituțiile publice, procedura se elaborează de regulă ca procedură operațională, în cadrul sistemului de control intern managerial. În companii, ea ia forma unei proceduri interne aprobate de conducere.
Etapele procedurii de arhivare
- Constituirea dosarelor: documentele se grupează în dosare, anual, pe compartimente, conform nomenclatorului arhivistic aprobat (art. 8 din Legea nr. 16/1996).
- Pregătirea dosarelor: ordonarea documentelor, numerotarea filelor, legarea și completarea copertei.
- Predarea la arhivă: în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire (art. 9).
- Evidența: înregistrarea intrărilor și ieșirilor de documente în registrul de evidență al arhivei (art. 9).
- Păstrarea: în spații amenajate, care asigură integritatea documentelor (art. 12).
- Consultarea și împrumutul: pe bază de solicitare aprobată, cu înregistrare în evidențe și restituire la termen.
- Selecționarea: anual sau ori de câte ori este necesar, de către comisia de selecționare, cu aprobarea Arhivelor Naționale (art. 11).
- Documentele cu valoare permanentă se depun la Arhivele Naționale, în condițiile art. 13.
Responsabilități
Procedura stabilește persoana sau compartimentul responsabil de activitatea de arhivă (art. 31 din Legea nr. 16/1996), responsabilitățile șefilor de compartimente pentru constituirea și predarea dosarelor, componența comisiei de selecționare și regulile de acces la documente, inclusiv pentru cele care conțin date cu caracter personal, conform GDPR.
Ce trebuie să cuprindă procedura de arhivare
- Scopul și domeniul de aplicare.
- Documentele de referință: legislația aplicabilă și nomenclatorul arhivistic aprobat.
- Definiții: dosar, unitate arhivistică, inventar, termen de păstrare, selecționare.
- Responsabilitățile, pe roluri.
- Descrierea activităților, pe etape.
- Regulile de acces, consultare și împrumut al documentelor.
- Gestionarea documentelor electronice și a celor scanate.
- Formularele anexate: inventar, proces-verbal de predare-primire, registru de evidență, cerere de consultare. Modelele gratuite publicate în secțiunea Informații utile pot fi folosite ca punct de plecare.
Greșeli frecvente
- Proceduri preluate de pe internet, care nu corespund structurii reale a organizației.
- Lipsa corelării cu nomenclatorul arhivistic aprobat.
- Proceduri aprobate, dar neaplicate: dosare nepredate la arhivă, inventare lipsă.
- Ignorarea documentelor electronice și a celor scanate.
Întrebări frecvente
Este obligatorie o procedură de arhivare?
Legea nr. 16/1996 impune obligațiile arhivistice, nu o formă anume a procedurii. Procedura scrisă este însă cel mai sigur mod de a demonstra la un control că aceste obligații sunt cunoscute și aplicate. În instituțiile publice, procedurile documentate sunt cerute și de standardele de control intern managerial.
Cine elaborează procedura de arhivare?
Persoana sau compartimentul responsabil de arhivă, cu aprobarea conducerii. Elaborarea se poate face cu sprijinul unor specialiști, care adaptează procedura structurii reale a organizației.
Cât de des se actualizează procedura de arhivare?
La modificarea structurii organizației, a nomenclatorului arhivistic sau a legislației aplicabile. În practică, recomandăm o verificare anuală.
Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă legislația la data publicării. Pentru situația concretă a organizației dumneavoastră, recomandăm consultarea unui specialist.