Numeroase organizații păstrează ani la rând documente care nu mai trebuie păstrate, în lipsa unei proceduri clare de eliminare. Altele le elimină fără procedură și se expun riscului de a pierde documente încă necesare sau de a expune date cu caracter personal.
EVO DOC organizează întregul proces: verificarea termenelor de păstrare, pregătirea documentației de selecționare, urmărirea etapei de aprobare și coordonarea distrugerii prin operatori autorizați, cu documente justificative pentru fiecare etapă.
Ce include serviciul
- Verificarea termenelor de păstrare pe baza nomenclatorului
- Identificarea documentelor care pot fi propuse spre eliminare
- Pregătirea documentației pentru comisia de selecționare
- Întocmirea procesului-verbal, a inventarului documentelor propuse spre eliminare și a inventarului documentelor permanente
- Urmărirea etapei de aprobare la Arhivele Naționale
- Coordonarea distrugerii prin operatori autorizați
- Procese-verbale de predare-primire și documente justificative
- Actualizarea evidențelor arhivei după eliminare
Ce spune legislația
Potrivit art. 11 din Legea nr. 16/1996, eliminarea documentelor se face numai după selecționare. Comisia de selecționare, numită prin decizia conducătorului, analizează documentele pe baza nomenclatorului și întocmește un proces-verbal, însoțit de inventarul documentelor propuse spre eliminare și de inventarul documentelor permanente. Procesul-verbal se înaintează spre aprobare Arhivelor Naționale; pentru organizațiile din București, Serviciului Municipiului București al Arhivelor Naționale. Documentele pot fi eliminate numai în baza procesului-verbal aprobat.
GDPR (art. 5 alin. (1) lit. f) și art. 32) impune măsuri de securitate adecvate, astfel încât documentele care conțin date cu caracter personal trebuie distruse în așa fel încât informațiile să nu mai poată fi recuperate.
Spațiu eliberat, costuri de depozitare reduse și dovada documentată că fiecare unitate a fost eliminată conform procedurii.
Pentru cine este potrivit
- Organizații cu arhive vechi, în care selecționarea nu a fost realizată de mai mulți ani
- Companii aflate în proces de relocare sau de reducere a spațiului de arhivă
- Organizații care trebuie să elimine în siguranță documente cu date cu caracter personal
Cum lucrăm
Verificarea termenelor
Analiza nomenclatorului și a inventarelor existente.
Documentația de selecționare
Proces-verbal și inventare pentru comisia de selecționare.
Aprobare
Înaintarea documentației la Arhivele Naționale și urmărirea aprobării.
Distrugere documentată
Predare către operatori autorizați, pe bază de proces-verbal.
Întrebări frecvente
Pot fi distruse documentele imediat după împlinirea termenului de păstrare?
Nu. Este necesară parcurgerea selecționării: comisie, proces-verbal, inventare și aprobarea Arhivelor Naționale. Documentele pot fi eliminate numai în baza procesului-verbal aprobat (art. 11 din Legea nr. 16/1996).
Cine realizează distrugerea efectivă?
Distrugerea se realizează prin operatori autorizați. EVO DOC coordonează procesul și întocmește documentele justificative.
Ce se întâmplă dacă arhiva nu are nomenclator sau inventare?
Arhiva trebuie mai întâi prelucrată și inventariată. Prelucrarea arhivistică și selecționarea pot fi realizate în cadrul aceluiași proiect.
Informații utile
- Selecționarea documentelor: etapele proceduriiEliminarea legală a documentelor cu termen de păstrare împlinit: comisie, proces-verbal, aprobare și distrugere.
- Termen de păstrare a documentelor în arhivă: tabel complet 2026Tabel cu termenele de păstrare pentru peste 50 de documente: contabile, de personal, SSM, societare, GDPR și evidențe de arhivă.